Eine Gehaltsverrechnung fällt bei der Personalabrechnung an und wird im Rahmen der Buchführung in bezug auf Angestellte mit Gehalt fällig. Sie beinhaltet Aspekte aus den Bereichen des Lohnsteuerrechts und des Arbeitsrechts, sogar sozialversicherungsrechtliche Aspekte spielen hier eine Rolle. Dabei ist sie nicht zu verwechseln mit der regelmäßigen Gehaltsabrechnung für den Arbeitnehmer.
Da hier so viele Gesetze und Regelungen beachtet werden müssen, gibt es beständig Änderungen und die Rahmendingungen sind nicht nur jährlich, sondern quasi monatlich oder wöchentlich in gewissen Einzelheiten anders. Die Gehaltsverrechnung ist daher als ein sehr komplexer Bereich des Steuerrechts. Sie muss laufend durchgeführt und immer aktuell gehalten werden.
Die Gehalts-Verrechung wird entweder von der hausinternen Personalabteilung gegebenenfalls in Kombination mit der firmeneigenen Buchhaltung übernommen oder sie wird ausgelagert. Es gibt nämlich auch viele Steuerberater, die sich als Experten auf den Bereich der Gehaltsverrechnung spezialisiert haben. Das kann gerade für kleinere Firmen eine gute Möglichkeit sein, die Gehaltsverrechnung mit hoher Sicherheit und ohne eigenen Aufwand erstellen zu lassen. Hier kann man sich auch auf aktuelle Informationen zur momentanen rechtlichen Lage verlassen, da solche Dienstleister sich stets ideal weiterbilden.
Die Verrechnung des Gehalts beginnt mit dem Abschließen des Arbeitsvertrags und der Anmeldung bei der Krankenkasse. Dann gibt es monatliche Stundenaufzeichnungen, Provisionen usw., aus denen die Gehaltsabrechnungen erstellt werden. Auch die Überweisung muss regelmäßig in passender Höhe in Auftrag geben werden.
Aspekte der Gehaltsverrechnung sind zum Beispiel die Arbeits- und Pausenregelung, Verrechnung von Überstunden, von Reisekosten und besonderen Prämien. Eine Einstufung in die Gehaltsklassen und die Berechnung von Urlaubs- und Krankengehalt wird ebenfalls als Bestandteil der Gehaltsverrechnung erledigt. Weiterhin müssen unerwartete Ereignisse wie Betriebsschaden und deren Auswirkungen auf das Gehalt eingerechnet und berücksichtigt werden. Neben der Berechnung der ständigen Lohnabgaben ist auch eine genaue Überprüfung von Abrechnungen und eine Ermittlung der zu versteuernden und zu versichernden Teile des Gehaltes wichtig.
Auch eine perfekte Gestaltung des Rahmens der Gehaltszahlung gehört dazu. Hierzu zählt zum Beispiel die Gestaltung der Arbeitsverträge. Die Kommunikation mit der Krankenkasse kann ein weiterer Aspekt der Gehaltsverrechnung sein und auch der Kontakt zu Finanzämtern im Rahmen der Gehaltsverrechnung ist ein wichtiger Bestandteil dieser Arbeit.