Outlook Abwesenheitsnotiz für den Urlaub – Vorlagen und Tipps

Abwesenheitsnachricht in Outlook einrichten – so geht's

Deine Abwesenheitsnotiz lässt sich schnell und einfach einrichten, sodass sie automatisch bei jeder eingehenden E-Mail versendet wird:

1. Klick in der Menüleiste auf den Datei-Reiter.
2. Wähl unter „Kontoinformationen“ den Zeitraum für deine Abwesenheit aus.
3. Verfass deine Abwesenheitsnotiz im dafür vorgesehenen Textfeld.

Du hast die Wahl zwischen zwei Optionen: „Innerhalb meiner Organisation“ kannst du i. d. R. einen lockereren Ton anschlagen, während du „Außerhalb meiner Organisation“ eher eine formelle Note bevorzugen solltest. Und für die weltweite Kommunikation? Stell sicher, dass du auch eine englische Version parat hast – entweder solo oder als Ergänzung zur deutschen Nachricht.

Deine E-Mails werden in deiner Abwesenheit im Postfach gesammelt, damit du nichts verpasst und nach deiner Rückkehr alles bearbeiten kannst. In der Zwischenzeit hast du hoffentlich gut Abschalten gelernt, um dich entspannt durch den Mail-Dschungel zu kämpfen.

Aufbau einer Abwesenheitsnotiz

Der generelle Aufbau einer Abwesenheitsnotiz sieht wie folgt aus:

• Anrede
• Ggf. Dank für die erhaltene Nachricht
• Informationen zur Abwesenheit
  • Zeitraum
  • Ggf. Grund (Krankheit, Urlaub, etc.) – wenn relevant
  • Zeitpunkt der Rückkehr/ab wann mit einer Antwort gerechnet werden kann
  • Zuständige Kolleg*innen, an die sich gewandt werden kann – Urlaubsvertretung
• Grußformel

Beispiele und Vorlagen für die Abwesenheitsnachricht bei Outlook

Ob in einem relaxten Team oder einer formelleren Unternehmenskultur – pass den Ton deiner Nachricht entsprechend an. In einem informellen Umfeld darf die Abwesenheitsnotiz gern eine Prise Humor enthalten. In hierarchisch strukturierten Unternehmen empfiehlt sich ein höflicher und sachlicher Ton. Bei Geschäftspartner*innen und Kund*innen kannst du i. d. R. förmlicher texten, es sei denn, ihr habt auch untereinander einen eher informellen Umgangston etabliert.

Nun zu den konkreten Beispielen für Abwesenheitsnotizen bei Urlaub, Krankheit oder sonstiger Abwesenheit:

Förmliche Abwesenheitsbenachrichtigungen für Geschäftskontakte

In einer Welt, in der jede Sekunde zählt, ist es entscheidend, dass deine Geschäftspartner*innen und Kund*innen genau wissen, wann du nicht verfügbar bist. Hier sind einige Beispiele für förmliche Abwesenheitsnotizen, die Respekt und Professionalität ausstrahlen:

• Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht! Zurzeit bin ich nicht im Haus. Ab dem TT.MM.JJJJ stehe ich Ihnen wieder zur Verfügung. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an XY, name@homepage.com. Mit freundlichen Grüßen [Dein Name]
• Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich bis TT.MM.JJJJ in Elternzeit und bin entsprechend bis dahin nicht erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht an mich weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich gegebenenfalls an meine*n Kolleg*in XX YY unter der Mailadresse vorname.nachname@firma.de, der*die während meiner Abwesenheit meine Aufgaben übernimmt. Mit freundlichen Grüßen [Dein Name]
• Herzlichen Dank für Ihre Nachricht! Bis zum TT.MM.JJJJ bin ich nicht erreichbar. Da eingehende Mails nicht weitergeleitet werden, kann ich Ihre E-Mail erst am TT.MM.JJJJ beantworten. Für dringende Fragen steht Ihnen unser Kundenservice unter der Rufnummer 0000 0000 000 zur Verfügung. Beste Grüße [Dein Name]
• Vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin zurzeit auf Geschäftsreise und habe keinen Zugriff auf meine geschäftlichen E-Mails. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet! Nach meiner Rückkehr am TT.MM.JJJJ werde ich mich umgehend bei Ihnen melden. Mit freundlichen Grüßen [Dein Name]
• Sehr geehrte Damen und Herren, momentan befinde ich mich im Urlaub und bin ab dem TT.MM.JJJJ wieder erreichbar. Sollten Sie bis dahin nicht warten wollen oder können, wenden Sie sich bitte an XY, name@homepage.com. Vielen Dank für Ihr Verständnis [Dein Name]

Apropos Urlaub: Weißt du, wie du deinen Urlaubsanspruch richtig berechnest? Vielleicht könntest du von deiner Abwesenheitsnotiz mehr Gebrauch machen als bisher!

Lockere oder humorvolle Abwesenheitsnotiz für Kolleg*innen

Für das interne Team darf's auch mal lockerer sein! Mit ein wenig Humor oder einer entspannten Botschaft bringst du deine Kolleg*innen zum Lächeln, während du deine Auszeit genießt. Hier einige kreative Ideen:

• Liebe Kolleg*innen, wenn ihr diese Nachricht lest, liege ich bereits am Strand. Mein Smartphone bekam Hausarrest und durfte nicht mit auf Reise gehen. Außerdem habe ich mir eine Unterkunft ohne Internetzugang ausgesucht. Bitte habt Verständnis dafür, dass ich mich erst wieder am TT.MM.JJJJ melde und eure Mails beantworte. Bis dahin [Dein Name]
• Sorry, aber ich befinde mich grade auf einer Outdoor-Tour und kann Dir nicht antworten. Am Montag, dem TT.MM.JJJJ, sitze ich wieder im Büro. Grüße [Dein Name]
• Schade, hättest Du mich nach meiner privaten Handynummer gefragt, hättest Du mich jetzt anrufen können. Jetzt musst Du warten, bis ich am TT.MM.JJJJ braun gebrannt aus dem Urlaub zurückkomme. Liebe Grüße [Dein Name]

Englische Abwesenheitsnotizen für internationale Unternehmen

In global agierenden Unternehmen ist es essenziell, dass auch internationale Kontakte über deine Abwesenheit informiert sind. Eine klare, auf Englisch verfasste Abwesenheitsnotiz hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden und Professionalität zu wahren. Hier ein bisschen Inspiration:

• Dear Sir or Madam, Thank you for your message. I am currently out of the office and will be back on TT/MM/YYYY [UK] / MM/TT/YYYY [US] . Your e-mail will not be forwarded. I will reply when I return. For urgent matters, please contact XY (name@homepage.com). Thank you for your understanding. Sincerely, [Your Name]
• Dear sender, Thank you for your message. I will be out of office from TT/MM/YYYY [UK] / MM/TT/YYYY [US] to TT/MM/YYYY [UK] / MM/TT/YYYY [US] and will not have access to my e-mail. For urgent matters, please contact my colleagues XY (name@homepage.com) or XY (name@homepage.com). If it is not urgent, I will reply to your e-mail when I return to the office on TT/MM/YYYY [UK] / MM/TT/YYYY [US]. Thank you for your patience. Sincerely, [Your Name]
• Hello everyone. I'm out of the office with limited access to my e-mails until Monday, TT/MM/YYYY [UK] / MM/TT/YYYY [US]. If you have an immediate need, please email name@homepage.com. in my absence. Thank you very much, [Your Name]

Deine Abwesenheitsnotiz: Tipps und typische Fehler

• Terminier deine Abwesenheitsnotiz: Ein häufiger Fauxpas – die Abwesenheitsnotiz wurde ohne Zeitlimit aktiviert. Das Ergebnis? Die „Ich bin gerade nicht erreichbar“-Nachrichten flattern auch nach deiner Rückkehr ins Postfach der Sender*innen. Also immer prüfen, ob du einen Zeitraum („Nur in diesem Zeitraum“) eingerichtet hast.
• Aktualisier deinen Abwesenheitstext: Vergiss nicht, deinen Text für die nächste Auszeit zu aktualisieren. Eine veraltete Notiz sorgt sonst für Stirnrunzeln.
• Vermeide zu viele Details: Während es wichtig ist, transparent zu sein, solltest du vermeiden, zu spezifische Details über deinen Abwesenheitsgrund zu nennen. Ein einfaches „Ich bin bis zum TT.MM.JJJJ abwesend“ ist oft ausreichend und wahrt deine Privatsphäre.
• Mach klare Angaben zu deiner Vertretung: Gib immer an, wer während deiner Abwesenheit als Ansprechpartner*in für dringende Anliegen zur Verfügung steht. Eine Kontaktmöglichkeit (E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) der Vertretung sollte nicht fehlen.
• Mach eine gute Übergabe: Hast du die perfekte Urlaubsübergabe vorbereitet? Dann wissen Kund*innen und Kolleg*innen ja schon Bescheid und stehen im Austausch, sodass du im Urlaub ganz entspannt die Füße hochlegen kannst.

So, das war’s von unserer Seite – jetzt ab mit dir in die wohlverdiente Auszeit. Viel Spaß!

FAQ – häufig gestellte Fragen

Werden meine E-Mails weiterhin empfangen, wenn die Abwesenheitsnotiz aktiv ist?

Ja, während der Aktivierung deiner Abwesenheitsnotiz werden alle eingehenden E-Mails wie gewohnt in deinem Postfach gespeichert. Du kannst sie nach deiner Rückkehr bearbeiten.

Was passiert, wenn ich vergesse, meine Abwesenheitsnotiz zu deaktivieren?

Wenn du vergisst, die Abwesenheitsnotiz zu deaktivieren, wird sie weiterhin an alle Sender*innen deiner E-Mails verschickt. Daher ist es wichtig, einen spezifischen Zeitraum für deine Abwesenheit festzulegen, um genau das zu vermeiden.

Kann ich meine Abwesenheitsnotiz auch für längere Zeiträume wie eine Elternzeit einrichten?

Ja, du kannst deine Abwesenheitsnotiz für beliebig lange Zeiträume einrichten, was besonders bei längerer Abwesenheit wie einer Elternzeit nützlich ist. Vergiss nicht, eine Kontaktperson für dringende Angelegenheiten anzugeben.