Abwesenheitsnotiz für Outlook – Vorlagen und Beispiele

Ob eine lang ersehnte Urlaubsreise, eine Geschäftsreise oder einfach eine längere Abwesenheit, für die Mitarbeitenden und Kunden ist so eine Information wichtig. Es wäre ärgerlich, wenn jemand auf eine dringende Antwort wartet, aber gar keine erhalten kann, weil der Ansprechpartner oder die Ansprechpartnerin gerade für drei Wochen in Spanien ist. Mit einer Abwesenheitsnotiz werden E-Mail-Absender umgehend darüber informiert, dass der gewünschte Kontaktpartner oder Kontaktpartnerin über einen bestimmten Zeitraum nicht erreichbar ist.

Insbesondere bei regelmäßigem E-Mail-Kontakt mit Kunden oder bei einem großen internationalen Unternehmen ist die Einrichtung einer automatischen Abwesenheitsnachricht Gold wert. Zudem ist das Einrichten und die individuelle Gestaltung der Abwesenheitsnotiz bei Outlook kinderleicht.

Die Abwesenheitsnotiz lässt sich schnell und einfach einrichten, sodass sie automatisch bei jeder eingehenden E-Mail versendet wird:

• In der Menüleiste zunächst den Datei-Reiter anklicken
• Unter „Kontoinformation“ lässt sich der Zeitraum für die automatische Versendung der Abwesenheitsnotiz angeben
• Darunter befindet sich ein Textfeld, in das die Abwesenheitsnotiz geschrieben wird.

Es gibt zwei Bereiche für die Abwesenheitsnotiz: „Innerhalb meiner Organisation“ und „Außerhalb meiner Organisation“. Es können dann auch zwei verschiedene Texte geschrieben werden: innerhalb der Organisation einen humorvollen oder lockeren Text für Kolleginnen und Kollagenen und außerhalb der Organisation eine förmliche Benachrichtigung an Geschäftspartner*innen und Kundschaft. Bei internationalen Unternehmen sollte auch stets eine englische Abwesenheitsnotiz eingerichtet werden. Entweder die Abwesenheitsnotiz ist dann nur in englischer Sprache oder unter die deutsche Version, wird eine englische Version gesetzt.

Die eingehenden E-Mails im Zeitraum der Abwesenheit landen weiterhin im Postfach und können später gelesen und bearbeitet werden.

Für die Kollegen und Kolleginnen darf die Abwesenheitsbenachrichtigung ruhig, locker oder humorvoll geschrieben sein, wenn ohnehin innerhalb des Unternehmens eine entspannte Kommunikation herrscht. Ist das Unternehmen eher hierarchisch aufgebaut, sollte auch bei der Abwesenheitsbenachrichtigung für das Kollegium lieber ein höflicher und neutraler Ton gewählt werden. Für Geschäftspartner*innen und Kundschaft wird in der Regel ein förmlicher Text verfasst, außer der Tone of Voice sieht auch hier einen lockeren Umgang vor.

Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht! Zurzeit bin ich nicht im Haus und stehe ab dem TT.MM.JJJJ wieder zu Ihrer Verfügung. Für dringende Fragen können Sie sich an Herrn XY wenden, name@homepage.com. Viele Grüße (Unterschrift)

Sehr geehrte Damen und Herren, momentan befinde ich mich in Urlaub und bin ab TT.MM.JJJJ wieder erreichbar. Falls Sie bis dahin nicht warten möchten oder können, wenden Sie sich bitte an Frau XY name@homepage.com. Vielen Dank für Ihr Verständnis (Unterschrift)

Herzlichen Dank für Ihre Nachricht! Bis zum TT.MM.JJJJ bin ich nicht erreichbar. Da eingehende Mails nicht weitergeleitet werden, kann ich Ihre E-Mail erst am TT.MM.JJJJ beantworten. Für dringende Fragen können Sie unseren Kundenservice unter der Rufnummer 0000 0000 000 kontaktieren. Beste Grüße (Unterschrift)

Danke für Ihre Nachricht! Zurzeit befinde ich mich auf Geschäftsreise und kann auf geschäftliche E-Mails nicht zugreifen. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet! Nach meiner Rückkehr am TT.MM.JJJJ werde ich mich umgehend bei Ihnen melden.

Liebe Kolleginnen und Liebe Kollegen, wenn ihr diese Benachrichtigung lest, liege ich bereits am Strand. Mein Smartphone bekam Hausarrest und durfte nicht mit auf Reise gehen. Zudem wählte ich eine Unterkunft ohne Internetzugang. Ihr werdet verstehen, dass ich mich erst am TT.MM.JJJJ wieder melde und auf Eure E-Mails antworte. Bis dahin (Unterschrift)

Bin nicht im Haus und vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ in Urlaub. Euer (Unterschrift)

Sorry, aber ich befinde mich grade auf einer Outdoor-Tour und kann Dir nicht antworten. Am Montag, dem TT.MM.JJJJ sitze ich wieder im Büro. Grüße (Unterschrift)

Schade, hättest Du mich nach meiner privaten Handy-Nummer gefragt, könntest Du mich nun anrufen. Jetzt musst Du warten, bis ich am TT.MM.JJJJ mit braun gebranntem Körper aus dem Urlaub zurückkehre.

Psst, nicht dem Chef verraten: Ich suche grade den Best-Job des Jahrhunderts. Sollte ich ihn nicht finden, bin ich am TT.MM.JJJJ wieder im Büro.

Dear Sir or Madam, Thank you for your message. I am currently out of the office and will be back on TT Monat. Your e-mail will not be forwarded. I will answer it when I am back. For urgent matters please contact XY (name@homepage.com). Thank you for your understanding. Sincerely yours, (Unterschrift)

Dear sender, many thanks for your message. I will be out of office from TT Monat until TT Monat with no access to my emails. For urgent enquiries, please contact my colleagues XY (name@homepage.com) or XY (name@homepage.com). If it is not urgent, I will reply to your email upon my return to the office on TT Monat. Thank you for your patience. Best regards

Hi there. I’m out of the office until Monday, Monat TT, with limited access to email. If you have an immediate need please email name@homepage.com. in my absence. Thanks.

Ein sehr geläufiger Fehler ist es, die Abwesenheitsnotiz anzuklicken, ohne sie für einen bestimmten Zeitraum zu beschränken. Dann kommen die Nachrichten auch nach der Rückkehr aus dem Urlaub immer wieder an die Sender und können auf Dauer lästig werden. Also immer prüfen, ob ein Zeitraum („Nur in diesem Zeitraum“) eingerichtet wurde.

Ein weiterer Fehler ist es, den Text bei der nächsten Auszeit nicht zu aktualisieren. Es sind schon Fälle eingetreten, da kam eine Abwesenheitsnotiz mit der Entschuldigung für einen Zeitraum, der ein Jahr zurücklag. Also gilt auch hier, bitte immer auf Aktualität achten.