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Abwesenheitsnotiz für Outlook – Vorlagen und Beispiele

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Kategorie: Karriere & Ratgeber
20.02.2015

Mit einer Abwesenheitsnotiz werden E-Mail-Absender umgehend darüber informiert, dass Du über einen bestimmten Zeitraum nicht erreichbar bist. Kollegen, Kunden oder Geschäftspartner erfahren somit sofort, ab wann sie mit Dir wieder Kontakt aufnehmen können. Das Einrichten der Abwesenheitsnotiz ist bei Outlook kinderleicht. Zudem kann die Gestaltung der Abwesenheitsnachricht individuell gestaltet werden. Ja nach Firma oder Branche kann ein förmlicher oder ein humoristischer Text gewählt werden.

 Abwesenheitsnotiz

Abwesenheitsnachricht bei Outlook einrichten

Die Abwesenheitsnotiz lässt sich schnell und einfach einrichten, sodass sie automatisch bei jeder eingehenden E-Mail versendet wird:

  • In der Menüleiste zunächst den Datei-Reiter anklicken
  • Unter „Kontoinformation“ lässt sich der Zeitraum für die automatische Versendung der Abwesenheitsnotiz angeben
  • Darunter befindet sich ein Textfeld, in das die Abwesenheitsnachricht geschrieben wird.

Es gibt zwei Bereiche für die Abwesenheitsnotiz: „Innerhalb meiner Organisation“ und „Außerhalb meiner Organisation“. Für die berufliche Verwendung sollte der Name einer Vertretungsperson angegeben werden. Es können dann auch zwei verschiedene Texte geschrieben werden: Innerhalb der Organisation einen humorvollen oder lockeren Text für Kollegen und außerhalb der Organisation eine förmliche Benachrichtigung an Geschäftspartner und Kunden.

Die eingehenden E-Mails im Zeitraum Deiner Abwesenheit landen weiterhin im Postfach. Möchtest Du selbst entscheiden, in welchem Ordner die eingehenden E-Mails landen, klickst Du erst auf „Datei“ und dann auf „Informationen“. Hier wählst Du „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“. Dort kann eingestellt werden, wohin die E-Mails verschoben werden sollen.

Beispiele und Vorlagen

Für Kollegen darf die Abwesenheitsbenachrichtigung ruhig locker oder humorvoll geschrieben sein. Für Geschäftspartner und Kunden wird in der Regel ein förmlicher Text verfasst. Wir geben Dir Beispiele für beide Varianten.

Förmliche Abwesenheitsbenachrichtigungen für Geschäftspartner und Kunden

Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht! Zur Zeit bin ich nicht im Haus und stehe ab dem TT.MM.JJJJ wieder zu Ihrer Verfügung. Für dringende Fragen können Sie sich an Herrn XY wenden, name@homepage.com. Viele Grüße

Sehr geehrte Damen und Herren, momentan befinde ich mich in Urlaub und bin ab TT.MM.JJJJ wieder erreichbar. Falls Sie bis dahin nicht warten möchten oder können, wenden Sie sich bitte an Frau XY name@homepage.com. Vielen Dank für Ihr Verständnis (Unterschrift)

Herzlichen Dank für Ihre Nachricht! Bis zum TT.MM.JJJJ bin ich nicht erreichbar. Da eingehende Mails nicht weitergeleitet werden, kann ich Ihre E-Mail erst am TT.MM.JJJJ beantworten. Für dringende Fragen können Sie unseren Kundenservice unter der Rufnummer 0000 0000 000 kontaktieren. Beste Grüße (Unterschrift)

Danke für Ihre Nachricht! Zur Zeit befinde ich mich auf Geschäftsreise und kann auf geschäftliche E-Mails nicht zugreifen. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet! Nach meiner Rückkehr am TT.MM.JJJJ werde ich mich umgehend bei Ihnen melden.


Lockere oder humorvolle Abwesenheitsnotiz für Kollegen und Freunde

Liebe Kolleginnen und Liebe Kollegen, wenn ihr diese Benachrichtigung lest, liege ich bereits am Strand. Mein Smartphone bekam Hausarrest und durfte nicht mit auf Reise gehen. Zudem wählte ich eine Unterkunft ohne Internetzugang. Ihr werdet verstehen, dass ich mich erst am TT.MM.JJJJ wieder melde und auf Eure E-Mails antworte. Bis dahin (Unterschrift)

Bin nicht im Haus und vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ in Urlaub. Euer (Unterschrift)

Sorry, aber ich befinde mich grade auf einer Outdoor-Tour und kann Dir nicht antworten. Am Montag, dem TT.MM.JJJJ sitze ich wieder im Büro. Grüße (Unterschrift)

Schade, hättest Du mich nach meiner privaten Handy-Nummer gefragt, könntest Du mich nun anrufen. Jetzt musst Du warten, bis ich am TT.MM.JJJJ mit braun gebranntem Körper aus dem Urlaub zurückkehre.

Psst, nicht dem Chef verraten: Ich suche grade den Best-Job des Jahrhunderts. Sollte ich ihn nicht finden, bin ich am TT.MM.JJJJ wieder im Büro.


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