Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Hochzeitsbeihilfe: diese Sonderzahlungen gibt es!

Wertschätzung und Entlastung für Beschäftigte waren die Antreiber für die Corona-Prämie und den Pflegeboni, die aus der Covid-19-Pandemie entstanden sind. Während die Corona-Sonderzahlung im März 2022 ablief, haben Mitarbeiter*innen in der Pflege immer noch bis Ende des Jahres Anspruch auf die Einmalzahlung. Das Besondere an diesen Sonderleistungen: Sie sind steuerfrei, da sie nicht zum Arbeitsentgelt zählen.

Gerade in einer von Inflation dominierten Zeit, sind solche Sonderzahlungen gern gesehen. Doch welche Sonderzahlungen gibt es eigentlich? Hat jede*r Arbeitnehmer*in einen Anspruch auf Einmalzahlungen und was passiert mit der Sonderzahlung bei Kündigung? Dies und weiteres Wissenswertes rund um das Thema Sonderzahlungen thematisiert dieser Artikel.

Bei Sonderzahlungen, auch Einmalzahlungen genannt, handelt es sich um Prämien des Arbeitgebers, der somit besonders gute Leistungen oder die Mitarbeitertreue honoriert. Alternativ dienen sie auch dazu, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu guten Leistungen zu motivieren. So können diese ihr Gehalt aufstocken. Aber Achtung: Im Gegensatz zur klassischen Lohnauszahlung ist die Sonderzahlung ein einmaliger Bezug in einem bestimmten Zeitraum, klassischerweise einmal im Jahr.

Aus lohnsteuerlicher Sicht werden Sonderzahlungen als „sonstige Bezüge“ verbucht, im Sozialversicherungsrecht als „einmalige Zuwendung“. Sie stellen den Gegenpart zum laufenden Arbeitslohn dar, also den regelmäßigen Vergütungen aus der Arbeitsleistung binnen der Lohnzahlungszeiträume wie Sonntagsarbeit, Überstunden und laufende Umsatzprovision.

Da das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt zu unterschiedlichen Zwecken oder besonderen Anlässen zum Tragen kommt, lässt es sich in grob drei Arten bzw. Formen der Sondervergütung einteilen: zusätzliche Vergütung (Entgeltcharakter), Belohnung der (zukünftigen) Betriebstreue (Gratifikationscharakter) und Honorierung der Arbeitsleistung (Mischform).

Ebenfalls können engagierte Arbeiter*innen Prämien für die Optimierung des Unternehmens durch Verbesserungsvorschläge oder Erfindungen erhalten. Außerdem gehören Nachzahlungen, die sich beispielsweise durch Tariferhöhungen ergeben, zu den Sonderzahlungen.

Grundsätzlich gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Sonderzahlungen, denn es handelt sich in der Regel um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Dennoch können sich Einmalzahlungen aus dem Arbeits- bzw. Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung ergeben. Danach richtet sich meist auch die Höhe der Vergütung sowie dessen Auszahlung. Zusätzlich kann der Arbeitgeber freiwillige Zahlungen in eine betriebliche Übung umwandeln, sodass sich automatisch ein Anspruch auf die Vergütung ergibt. Eine betriebliche Übung greift normalerweise dann, wenn eine Sonderzahlung dreimal in Folge getätigt wurde. Der Gleichbehandlungsgrundsatz stellt darüber hinaus sicher, dass kein*e Mitarbeiter*in aus der Einmalzahlung ausgeschlossen werden darf. Somit können nicht nur Vollzeitangestellte, sondern beispielsweise auch Minijobber*innen und Auszubildende Sonderzahlungen erhalten. Beispielhaft beziehen Beamt*innen, die nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) bezahlt werden, und Beschäftigte der IG Metall Sonderzahlungen. Erstere erhalten Jahressonderzahlungen nach Entgeltgruppen, während die IG Metall ihren Mitarbeiter*innen seit 2019 ein tarifliches Zusatzgeld (T-ZUG), das sich am Gehalt orientiert, und einen Zusatzbeitrag zwischen 350 und 400 Euro zahlt.

Die Höhe der Sonderzahlung hängt von den vertraglichen Rahmenbedingungen ab. Bei einer freiwilligen Prämie legt der Arbeitgeber die Summe selbst fest, dabei darf er jedoch keine unbegründeten Unterschiede zwischen den Mitarbeiter*innen machen. Einmalzahlungen aus Tarifverträgen, kann der Arbeitgeber nicht eigenständig bestimmen, denn es gelten die entsprechenden Regelungen aus dem Vertrag. Ebenfalls unterliegen Sonderzahlungen der Steuerpflicht und werden unter der Position „sonstige Bezüge“ als über das Jahr gleichmäßig verteilte Beträge betrachtet. Weiterhin fallen auf Einmalbezüge Sozialabgaben an. Dennoch können Sonderzahlungen der Steuerpflicht entkommen, beispielsweise, wenn Arbeitgeber die Kinderbetreuung ihrer Mitarbeiter*innen bezuschusst oder sie zur betrieblichen Gesundheitsvorsorge dienen. Letzteres ist jedoch nur bis zu einer Höhe von 500 Euro steuerfrei.

Etwaige Einmalzahlkürzungen bzw. -änderungen für tarifvertragliche Angelegenheiten kann der Arbeitgeber ebenfalls nur im Tarifvertrag vornehmen. Gleiches gilt für die Betriebsvereinbarung. Dazu müssen beide Schriftstücke explizit Informationen darüber enthalten, dass Änderungen vorgenommen werden dürfen. Andernfalls muss der Arbeitgeber neue Verträge erstellen. Im Falle einer betrieblichen Übung erfolgen Änderungen nur über eine einvernehmliche Regelung oder eine Änderungskündigung. Bei einem Freiwilligkeitsvorbehalt, also einer Erklärung des Arbeitgebers zur freiwilligen Gewährung einer Leistung ohne Rechtsanspruch, sind Änderungen einfach vorzunehmen, vorausgesetzt die Erklärung verweist deutlich und unmissverständlich auf die Leistung hin. Allgemeine Formulierungen können ein Problem darstellen.

Häufig regelt die Rückzahlungsklausel, ob und in welcher Höhe Sonderzahlungen zurückgezahlt werden müssen, wenn Beschäftigte kündigen oder gekündigt werden. Eine anteilige Rückzahlung ist in beiden Fällen möglich, dennoch spielt der Zweck der Rückzahlung eine maßgebliche Rolle in dieser Entscheidungsfrage. Belohnungen wie Leistungsboni dürfen Arbeitnehmer*innen normalerweise behalten, während Zahlungen zur Mitarbeitermotivation zumindest anteilig zurückgezahlt oder vom Arbeitgeber erst gar nicht ausgezahlt werden müssen. Entscheidend ist jedoch der Zeitpunkt der Kündigung, den das Bundesarbeitsgericht wie folgt definiert:

Vertraglich festgehaltene Sonderzahlungen muss der Arbeitgeber grundsätzlich zahlen. Dies gilt vor allem für individuell erbrachte Leistungen. Dennoch gibt es Ausnahmen von dieser Regelung, die auf Spezifikationen im Arbeitsvertrag bzw. Tarifvertrag zurückzuführen sind. Hat der Arbeitgeber beispielsweise einen Bonus an das Unternehmensergebnis gekoppelt, darf er ihn rechtlich gesehen einbehalten bzw. reduzieren, sollte sich das Unternehmen in einer Krise befinden. Auch freiwillige Leistungen ohne Rechtsanspruch sind schwierig zu beklagen. Um möglichen Konflikten zu entgehen, sollte also der Zeitraum, die Höhe und die Voraussetzungen von Sonderzahlungen immer genaustens festgehalten werden.

• Der Arbeitgeber ist während des Mutterschutzes seiner Mitarbeiterinnen nicht nur zur Lohnfortzahlung verpflichtet, sondern muss auch weiter Sonderzahlungen tätigen.
• Arbeitnehmer*innen haben während des Erhalts von Krankengeldern keinen Anspruch auf Einmalzahlungen.
• Sonderzahlungen werden zur Ermittlung des Krankengeldes berücksichtigt, jedoch nicht bei der Berechnung des Mutterschaftsgeldes.
• Wer früher in Rente gehen möchte, kann Rentenabschläge durch Sonderzahlungen ausgleichen. Die Voraussetzungen: mindestens 50 Jahre alt sein und die Bedingungen für eine vorgezogene Altersrente erfüllen.
• Bei längerem Krankenstand, kann nicht nur das Entgelt gekürzt werden oder wegfallen, sondern auch die Sonderzahlungen.

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