Ein Kündigungsschreiben kann durch den Arbeitnehmer, aber auch durch den Arbeitgeber erfolgen – es muss jedoch immer in schriftlicher Form mit handschriftlicher Unterschrift erfasst sein. Ein Kündigungsgrund müssen weder Arbeitnehmer noch Arbeitgeber angeben, wird die Klärung nach dem Grund allerdings gewünscht, so muss dieser erfüllt werden.
Die einzuhaltende Kündigungsfrist ist bei einem Kündigungsschreiben der wohl heikelste Teil – denn dieser ist gesetzlich geregelt und greift unterschiedlich. Ein Arbeiter oder Angestellter kann innerhalb von vier Wochen zum 15. Oder zum Ende des Monats kündigen – ist allerdings vertraglich eine andere Kündigungsfrist angesetzt, ist diese einzuhalten. Kündigt ein Arbeitgeber, dann richtet sich die Kündigungsfrist nach der Beschäftigungsdauer des Arbeitnehmers.
War ein Mitarbeiter zwei Jahre in einem Unternehmen beschäftigt und wird nun gekündigt, muss der Arbeitgeber eine Frist von einem Monat einhalten. Die die monatliche Höhe der Kündigungsfrist erhöht sich mit den Beschäftigungsjahren des Arbeitnehmers. Bestand z.B. das Arbeitsverhältnis 20 Jahre oder mehr, dann muss der Arbeitgeber eine Frist von sieben Monaten einräumen. Bei der Probezeit hingegen, die nicht länger als sechs Monate dauern darf, kann innerhalb von zwei Wochen gekündigt werden.
Ein Arbeitgeber kann in Deutschland aber nicht einfach so seinen Angestellten kündigen. Das deutsche Kündigungsschutzgesetz behält sich vor, dass nur unter bestimmten Bedingungen die Kündigung eines Arbeitgebers wirksam ist. Gekündigt dürfen beispielsweise nicht Mütter bis zu vier Monate nach der Entbindung sowie Auszubildende, die ihre Probezeit bereits hinter sich haben. Eine Kündigung seitens des Arbeitgebers muss unter anderem verhaltens-, personen- oder betriebsbedingte Gründe haben. Weist beispielsweise ein Mitarbeiter außerordentlich hohe Fehlzeiten auf, kann das zu einem Kündigungsgrund werden, die Wirksamkeit der Kündigung vor Gericht tritt aber meistens nur dann ein, wenn der Arbeitgeber die hohen Fehlzeiten des Mitarbeiters vorweisen kann.
Weil gerade ein Kündigung eines Arbeitsverhältnisses nicht automatisch nach Norm abläuft, ist sich informieren immer sinnvoll - schon bereits vor dem Kündigungsschreiben.