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Key-User/-in – Berufsbild

Key-User und Key-Userinnen arbeiten bei der Einführung einer neuen Unternehmenssoftware als Schnittstelle zwischen einer Fachabteilung und der IT. Dabei unterstützen sie sowohl die IT mit den Erfahrungswerten ihrer täglichen Aufgaben sowie ihre eigene Abteilung im Umgang mit der neuen Software während und nach ihrer Einführung und betreuen diese ggf. anschließend fachlich. Key-User können ihre Vermittlertätigkeit in Vollzeit oder in Teilzeit neben ihren täglichen Fachaufgaben erledigen.

Das sind die Aufgaben einer Key-Userin

Das fachliche Wissen einer Key-Userin über die organisatorischen Prozesse ihres Arbeitsbereichs und über die Gesamtfunktionalitäten des Programms, mit dem sie als Softwareanwenderin tagtäglich arbeitet, ist die Grundlage für ihre Tätigkeiten. Sie steht bei der Auswahl einer neuen Software, bei ihrer Einrichtung, bei der Migration von Daten in das neue System sowie bei der Durchführung von Schulungen für die anwendenden Mitarbeiter hilfreich zur Seite. Als Vermittlerin zwischen der Fachabteilung und der IT kennt sich die Key-Userin nicht nur in ihrem Bereich mit der eingeführten und verwendeten Software aus, sie ist auch die Ansprechpartnerin für die eigenen Kollegen, ggf. den Softwareanbieter bzw. die hauseigene IT-Abteilung und die (Projekt-)Leitung. Zu den Kernaufgaben einer Key-Userin gehören:

  • Beschreibung der (neuen) Prozesse
  • Mitwirkung bei der Auswahl und Einrichtung der Software
  • Überwachung und Überprüfung der Umsetzung der benötigten Anforderungen
  • Beurteilung der Handhabung der Software in der tatsächlichen täglichen Nutzung
  • Entwicklung und Durchführung von Schulungskonzepten für Kollegen
  • Erfolgskontrolle (durch Erfahrungsaustausch)
  • Beratung und Betreuung der Kollegen in Anwendungsfragen

Wie wird man Key-User?

Key-User werden von der Geschäfts-, Abteilungs- oder Projektleitung nach sorgfältiger Überlegung ausgewählt. Eine spezielle Aus- oder Weiterbildung zum Key-User gibt es nicht, dennoch erhöhen einige Attribute, Fähigkeiten und Fertigkeiten die Wahrscheinlichkeit zum Key-User ernannt zu werden. Dazu gehören:

  • viel (Berufs-)Erfahrung in den Aufgaben der Abteilung
  • Nähe zum operativen Tagesgeschäft (Verständnis für die praktischen täglichen Aufgaben)
  • hohes Ansehen im Kollegenkreis
  • Bereichsübergreifendes Denkvermögen
  • Kommunikationsstärke (sprachliche Kompetenz und didaktische Fähigkeiten)
  • hohe Motivation und Belastungsfähigkeit

Im Idealfall wird ein Key-User von anderen Aufgaben, die er sonst im Zuge seiner eigentlichen Position innehat, entlastet, sollte er seine Vermittlertätigkeiten nicht schon in Vollzeit ausüben.

Wo arbeiten Key-User?

Key-User können in Unternehmen aus nahezu allen Branchen und Wirtschaftsbereichen tätig werden, die mit aufwendiger und erklärungsbedürftiger Software arbeiten. In kleineren Unternehmen ist der Einsatz eines Key-Users dagegen eher ungewöhnlich, wenn nicht sogar redundant.

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Gehalt Key-User/-in
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