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Office-Trainer/-in – Berufsbild

Um als Office-Trainer bzw. Office-Trainerin, also als Coach für die Microsoft Office Programme, tätig werden zu können, ist keine offizielle Ausbildung vorgeschrieben. Office-Trainer ist als Berufsbezeichnung nicht geschützt, es kann sich also im Prinzip jeder so bezeichnen. Um diesen Job dann tatsächlich ausüben zu können, sind selbstverständlich entsprechende Qualifikationen erforderlich.

Es ist ratsam, eine Ausbildung im IT-Bereich gemacht zu haben. Am wichtigsten ist jedoch, dass man umfangreiche und überdurchschnittliche Kenntnisse über die Programme der MS Office-Software besitzt, um als Trainer gut und erfolgreich arbeiten zu können.

Aufgaben eines Office-Trainers

Als Office-Trainer bzw. Office-Trainerin hat man die Aufgabe, einen bestimmten Personenkreis im Umgang mit den Programmen des MS Office-Pakets ¬– also Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, Publisher, OneNote, InfoPath und Lync – zu schulen. Je nach Anforderung des Arbeit- oder Auftraggebers kann sich die Schulung aber auch auf einzelne relevante Programme beschränken. Im Lehrgang geht es dann darum, den Mitarbeitern, Studenten oder Schülern die entsprechenden Programme anschaulich zu erläutern und die einzelnen Funktionen darzulegen.

Weitere Anforderungen an Office-Trainer

Als Office-Trainer bzw. Office-Trainerin sollte man souverän auftreten und gut mit Menschen umgehen können. Man muss in der Lage sein, Dinge verständlich zu erklären, ohne dabei ständig unbekannte Fachtermini zu benutzen. Zudem muss man als Office-Trainer zuverlässig sein und sich auf die jeweiligen Personenkreise einlassen und sich an sie anpassen können, sodass man sowohl eine Schulklasse als auch eine Abteilung eines Unternehmens unterrichten kann. Außerdem muss man dazu fähig sein, die Schulung strukturiert durchzuführen und sie zu diesem Zweck sowohl vor- als auch nachzubereiten.

Wo Office-Trainer arbeiten

Nahezu jedes Unternehmen aller Wirtschaftszweige bietet potentiell eine Beschäftigungsmöglichkeit. Denn überall dort, wo man mit MS Office arbeitet, können Experten für Schulungen gebraucht werden. Besonders in großen Unternehmen, in welchen die Mitarbeiter vor allem im Büro arbeiten, findet man Möglichkeiten der Anstellung. Aber auch die öffentliche Verwaltung, kleinere Betriebe sowie Organisationen, Schulen und Universitäten können Betätigungsfelder darstellen. Da die wenigsten Unternehmen durchgängig jemanden brauchen, der die Mitarbeiter in MS Office schult, arbeiten viele Office-Trainer freiberuflich und werden von den Auftraggebern nach Bedarf gebucht. Es existieren auch Dienstleister, die ein ganzes Team von Trainern und Trainerinnen beschäftigen und diese entsprechend in die Unternehmen, die ihre Dienstleistung benötigen, entsenden.

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