Wie sieht eine Arbeitsplatzbeschreibung aus?
Viele Arbeitsplätze sind ohne detaillierte Arbeitsplatzbeschreibung besetzt. Dabei ist eine Stellenbeschreibung für das Unternehmen und die Personalführung ein wichtiges Instrument. Eine Arbeitsplatzbeschreibung dient als Basis für verschiedene Aufgaben eines Betriebes.
Sinn einer Arbeitsplatzbeschreibung
Eine Arbeitsplatzbeschreibung kann für verschiedene Aufgaben eines Unternehmens als Grundlage dienen:
- Für die Planung von Kapazitäten
- Für die Erstellung von Zeugnissen
- Für Stellenausschreibungen
- Bei Zielgesprächen
- Für die Qualifizierung von Mitarbeitern
- Bei der Personalentwicklung
- Für die Gestaltung von Arbeitsprozessen
- Als Orientierung für Führungskräfte
- Bei der Klärung von Meinungsverschiedenheiten
Das sind nur einige Punkte, bei der eine detaillierte Stellenbeschreibung wichtig wird. Zudem kann sie zur Mitarbeitermotivations beitragen, denn anhand der genauen Beschreibung wird der Sinn ihrer Tätigkeit deutlicher. Außerdem lässt sich erkennen, welche verlässliche und relevante Basis der Arbeitsplatz für das Unternehmen, das Team und die Abteilung ist.
Mit einer Stellenbeschreibung kennt jeder Mitarbeiter seinen genauen Aufgabenbereich und wo seine Entscheidungsbefugnis liegt. Arbeitsprozesse können reibungslos verlaufen und aufgrund der Dokumentation jedes Arbeitsplatzes wird der Informationsfluss einfacher und schneller sein. Die Arbeitsplatzbeschreibung dokumentiert die Aufgaben und den Verantwortungsbereich des Stelleninhabers sowie die Kompetenzen, die für diesen Arbeitsplatz erforderlich sind.
Was gehört in eine Arbeitsplatzbeschreibung?
Die Inhalte der Stellenbeschreibung sollten sehr präzise formuliert werden, damit jeglichen Missverständnissen vorgebeugt werden kann. Folgende Angaben sollte eine Arbeitsplatzbeschreibung enthalten:
- Bezeichnung der Stelle
- Name des Stelleninhabers
- Abteilung oder Fachbereich
- Vorgesetzte des Stelleninhabers
- Unterstellte Mitarbeiter
- Stellvertretung (Wer vertritt den Stelleninhaber?)
- Kompetenzen
- Genaue Beschreibung der Aufgaben sowie des Kompetenz- und Verantwortungsbereichs. Dazu gehören die Hauptaufgabe (Zielsetzung) sowie Fachaufgaben, Führungsaufgaben, Aufgaben die personenbezogen sind und besondere Aufgaben. Auch die Kooperation mit anderen Stellen wird dokumentiert.
Tipps für die Formulierung einer Stellenbeschreibung
Eine Arbeitsplatzbeschreibung wird generell personenunabhängig formuliert. Lediglich für Stellen in der oberen Führungsebene kann die Stellenbeschreibung auf eine bestimmte Person zugeschnitten werden. Das ist der Fall, wenn die Fähigkeiten der Person optimal für das Unternehmen genutzt werden sollen.
- Der Aufgaben- und Tätigkeitsbereich sollte deutlich und präzise definiert werden. Dabei ist darauf zu achten, dass es für den Mitarbeiter verständlich ist. Die Begriffe, die für die Stellenbeschreibung verwendet werden, sollten sich mit der Qualifikation des Stelleninhabers decken.
- Die Formulierungen in der Arbeitsplatzbeschreibungen sollen kurz und bündig gewählt werden. Damit die Beschreibung übersichtlich ist, können Auflistungen einzelner Punkte behilflich sein.
- Damit keine Interpretationen der Aussagen möglich werden, sollte die Beschreibung sehr konkret sein. Vorteilhaft ist ein Verweis auf die Firmenphilosophie: Ziel und Sinn der Arbeit im Bezug auf die Firmenziele und Unternehmensphilosophie. Auf diese Weise werden die Wichtigkeit und der Wert der Stelle deutlich, sodass es dem Mitarbeiter besser möglich ist, sich mit der Firma zu identifizieren.
Vorteile und Nachteile einer Arbeitsplatzbeschreibung
Ein Nachteil besteht im Grunde nur am Anfang, wenn die Stellen eines Unternehmens das erste Mal formuliert werden müssen. Dann ist der Kosten- und Zeitaufwand hoch. Damit nicht starr an der Beschreibung festgehalten wird und somit notwendige Anpassungen an Veränderungen des Marktes blockiert werden, sollten die Arbeitsplatzbeschreibungen regelmäßig aktualisiert werden.
Vorteile aus der Stellenbeschreibung ergeben sich für Mitarbeiter, Vorgesetzte und für die Geschäftsführung:
- Jeder Mitarbeiter ist genau über seinen Aufgaben- und Verantwortungsbereich sowie über seine Kompetenzen informiert.
- Die Vorgesetzten kennen die einzelnen Aufgabenbereiche der Mitarbeiter. Die Stellenbschreibungen bieten ihm einen objektiven Maßstab für die Beurteilung der Leistungen der Mitarbeiter. Zudem können Vorgesetzte die Leistungen der Mitarbeiter optimaler überprüfen und neue Mitarbeiter können besser eingearbeitet werden.
- Für die Geschäftsführung bieten die Arbeitsplatzbeschreibungen eine Übersicht der Unternehmensstruktur. Die Stellenbeschreibungen dienen als Basis für die Struktur von Löhnen und Gehältern. Außerdem ist die Arbeitsplatzbeschreibung für Stellenausschreibungen nützlich.
Weiterführende Infos zum Thema:
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