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Konferenz-Manager/-in – Berufsbild

Eine Konferenz bietet einen Rahmen für Vorträge und Diskussionen zu einem bestimmten Themengebiet. Gleichzeitig dient sie der Kontaktpflege und ermöglicht das persönliche Gespräch. Eine solche Veranstaltung jedoch will gut vorbereitet, organisiert, in ihrem Verlauf geplant und dokumentiert werden: Genau diese Tätigkeiten übernehmen Konferenz-Manager, für die auch die Bezeichnungen Kongress-/ Veranstaltungsmanager sowie Conference Director verwendet werden.

Konferenz-Manager sind für ein bestimmtes Themengebiet zuständig, zu dem sie Veranstaltungen organisieren. Ziel ihrer Arbeit ist eine gelungene Konferenz, welche sich durch eine hohe inhaltliche Qualität, geeignete Referenten und einen reibungslosen Ablauf auszeichnet. Letztlich tun Konferenz-Manager alles dafür, die Erwartungen der Teilnehmer zu erfüllen.

Das Tätigkeitsprofil von Konferenz-Managern

Im Zuge der Organisation einer Veranstaltung erarbeitet ein Konferenz-Manager bzw. eine Konferenz-Managerin zunächst ein Grundkonzept, in dem die Vortragsinhalte und die Referenten, die Grundzüge des Rahmenprogramms sowie Termin und die Räumlichkeiten verankert sind. Daraufhin kann eine Broschüre zur Konferenz in den Druck gehen und an potenzielle Teilnehmer zusammen mit einem Einladungsschreiben versendet werden.

Nicht alle anfallenden organisatorischen und administrativen Arbeiten erledigen Konferenz-Manager allein: Ihnen stehen Assistenten zur Seite, die sie bei der Betreuung meist mehrerer Veranstaltungen unterstützen. Zu deren Aufgaben gehören beispielsweise die Organisation von Catering, Technik und die Gestaltung des Rahmenprogramms.

Am Veranstaltungstag selbst sorgen Konferenz-Manager vor Ort für einen einwandfreien Ablauf, treffen gegebenenfalls notwendige Entscheidungen und fungieren als Ansprechpartner für Referenten, Teilnehmer, Aussteller, Sponsoren und Pressevertreter. Die Pflege und Erweiterung des eigenen Netzwerks tragen zur Generierung geeigneter, gegebenenfalls auch brisanter Themen bei.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Konferenz

Konferenz-Manager sollten sich in ihrem jeweiligen Fach sehr gut auskennen. Für die Expertise in einem Fachbereich empfehlen sich die Lektüre einschlägiger Literatur und der Kontakt mit potentiellen Teilnehmern der Veranstaltung, mit Referenten und Branchenexperten. Eine intensive Recherche vor der Festlegung eines Themas zahlt sich aus: Das Thema einer Veranstaltung sollte möglichst aktuell und für die Mitglieder der jeweiligen Branche von höchstem Interesse sein. Nur auf diese Weise gelingt es, Teilnehmer für die Konferenz zu gewinnen.

Für den Beruf eines Konferenz-Managers ist ein Gespür für Branchentrends und Branchenthemen unerlässlich. Es gilt zu berücksichtigen, dass von der Idee bis zur tatsächlich stattfindenden Konferenz einige Zeit vergehen kann. Ist das Thema zum Zeitpunkt der Konferenz bereits überholt oder wurde von einem Konkurrenten behandelt, ist der Erfolg der Konferenz gefährdet.

Welche Ausbildung ist erforderlich?

Eine Möglichkeit zur Vorbereitung auf die Tätigkeit als Konferenz-Manager bildet das duale Studium in Messe-, Kongress- und Eventmanagement. Oft werden aber auch Absolventen und Quereinsteiger aus den Bereichen Betriebswirtschaft und den Geisteswissenschaften eingestellt. Erste Erfahrungen lassen sich mithilfe von Praktika im Veranstaltungsmanagement sammeln.

Daneben gibt es zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten für angehende oder aktive Konferenzmanager. Abhängig vom aktuellen Bildungsstand ist eine Fortbildung in unterschiedlichen Bereichen sinnvoll: Wer wirtschaftliche oder naturwissenschaftliche Vorkenntnisse hat, sollte sein Wissensspektrum im Feld der Kommunikation erweitern; eine Vorbildung in den Geisteswissenschaften hingegen legt den Erwerb betriebswirtschaftlicher Grundkenntnisse nahe.

Mindestens genauso relevant wie die fachliche Kompetenz sind in diesem Beruf Soft Skills: Insbesondere sollten Konferenz-Manager kommunikationsstark sein, da Networking zentral für ihre Tätigkeit ist. Darüber hinaus ist neben einer überdurchschnittlichen Flexibilität auch eine hohe Stressresistenz vonnöten, da das Arbeiten häufig unter großem Zeit- und Erfolgsdruck stattfindet. Eine strukturierte Arbeitsweise hilft, das Stresslevel möglichst gering zu halten.

Hier finden Sie weitere Informationen über das Gehalt in Ihrem Beruf:
Gehalt Konferenz-Manager/-in
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