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Veranstaltungskaufmann/-frau – Berufsbild

Veranstaltungskaufleute konzipieren und organisieren Veranstaltungen verschiedenster Art für Privatkunden und Unternehmen. Zielgruppengerecht koordinieren und vermarkten sie das Event, während sie ökologische, ökonomische und rechtliche Aspekte im Blick behalten. Jegliche kaufmännischen Aufgaben in Bezug auf die Veranstaltung, auch in Hinblick auf Durchführung und Nachbereitung, fallen in ihren Verantwortungsbereich.

Planen, organisieren und durchführen – die Aufgaben der Veranstaltungskauffrau

Veranstaltungskauffrauen bzw. Veranstaltungskaufmänner sind nicht nur federführend bei der Durchführung von Ereignissen, sie bereiten sie auch kaufmännisch vor und nach. Die Entwicklung von Konzepten für Kongresse, Konzerte, Messen oder Ausstellungen gehört ebenso zu ihren Aufgaben wie Kostenkalkulation, Risikoabschätzung und Angebotserstellung.

Die Akquise, Beratung und Betreuung von Kunden vor, während und nach einer Veranstaltung fordert, ebenso wie die Konzeption und Durchführung von Ablauf- und Regieplänen, ausgereifte kommunikative Fähigkeiten. Veranstaltungskaufleute sind daher in der Regel nicht nur überdurchschnittlich gut in ihrem Kommunikationsverhalten und ihrer Sozialkompetenz, sie verfügen auch über eine ausgeprägte kreative Ader und ein großes Improvisationstalent. Ihr Fokus liegt auf der Dienstleistung und einer projekt- und kundenorientierten Arbeit im Team.

Veranstaltungskaufleute haben immer ein Auge auf das aktuelle Marktgeschehen im Eventbereich. Die Ausarbeitung sowohl von Werbe- und Marketingkonzepten als auch von Kosten- und Erlösplänen (ebenfalls in Hinblick auf personalwirtschaftliche Vorgänge) gehört zu ihrem Arbeitsalltag. Nach Abschluss einer Veranstaltung erstellen sie Abrechnungen und führen Erfolgskontrollen durch. Während des gesamten Prozesses einer Veranstaltung fallen immer wieder allgemeine Verwaltungsaufgaben an, derer sich Veranstaltungskaufleute annehmen. Generell, besonders aber bei internationalen Veranstaltungen, sind gute Englischkenntnisse und ggf. Fertigkeiten in weiteren Fremdsprachen ein Muss für den Veranstaltungskaufmann.

Der Weg zum Veranstaltungskaufmann und über ihn hinaus

Der klassische Einstieg ins Veranstaltungswesen ist die dreijährige Berufsausbildung zum Veranstaltungskaufmann im dualen System. Es ist allerdings auch möglich, mit einem abgeschlossenen betriebswirtschaftlichen Studium (besonders mit dem Schwerpunkt Marketing) in der Veranstaltungsbranche tätig zu werden. Einige Arbeitgeber (vor allem in wirtschaftlichen Unternehmen) setzen dies inzwischen sogar voraus.

Nach einer erfolgreich abgeschlossenen Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann gibt es eine Reihe von Weiterbildungsmöglichkeiten. Dazu zählen der Fachwirt in Bereichen wie Veranstaltung, Tourismus, Gastgewerbe oder Medien oder der Meister in Veranstaltungstechnik. Auch ein grundständiges Studium kann (neben der (Fach-)Hochschulreife) mit einer abgeschlossenen Ausbildung in der Eventbranche und drei Jahren Berufserfahrung angestrebt werden. Interessant sind hier vor allem Studienangebote rund ums Eventmanagement. Neben (internationalem) Eventmanagement oder BWL (mit Eventmanagement) bieten meist private Hochschulen und Universitäten noch weitere verwandte Studiengänge an, beispielsweise:

  • Tourismus-, Hotel- und Eventmanagement
  • Messe-, Kongress- und Eventmanagement
  • Sport-, Event- und Medienmanagement
  • Eventmarketing
  • Veranstaltungstechnik

Arbeitgeber und Branchen

Veranstaltungskaufleute finden in vielen verschiedenen Bereichen und Branchen Arbeit. Die Liste ihrer Einsatzgebiete ist lang und geht von kulturwirtschaftlichen Arbeitgebern über geschäftlichen Tourismus in Dienstleistungsunternehmen der Veranstaltungssparte bis hin zur Arbeit in Agenturen unterschiedlicher Branchen. Mögliche Arbeitsstätten für Veranstaltungskaufleute sind unter anderem:

  • Museen, Kunsthallen, Opern-, Konzert-, Schauspiel- und Theaterhäuser
  • Kommunale Einrichtungen bzw. öffentliche Verwaltung für Bildung und Kultur
  • Messebau und Veranstaltungstechnik
  • Veranstalter von Kongressen, Konferenzen, Tagungen und Seminaren
  • Veranstaltungs-, Events- und Künstleragenturen
  • Veranstaltungsbereiche von Hotels/Gaststätten und Catering-Unternehmen
  • Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche
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