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Mitarbeiter/-in im Backoffice – Berufsbild

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Backoffice sind dafür zuständig, dass sich die Kollegen und Kolleginnen, die mit der Erledigung des Kerngeschäfts des Unternehmens befasst sind, auf ihre zentralen Aufgaben fokussieren können. Als Teil des Backoffice-Teams übt man also in den meisten Fällen zuarbeitende und unterstützende Tätigkeiten aus. Damit handelt es sich bei einer Stelle im Backoffice meist um einen klassischen Assistenz-Job. Dieser kann grundsätzlich in allen Wirtschaftsbereichen und Branchen ausgeübt werden und ist daher sehr vielseitig.

Unterstützung, Planung, Kundendienst – Aufgaben im Backoffice

Genauso unterschiedlich wie die Unternehmen, in denen Backoffice-Mitarbeiter angestellt sind, sind die Aufgaben, die dort erledigt werden. Dabei spielt auch die Unternehmensgröße eine Rolle: Je größer das Unternehmen, desto spezialisierter häufig die Tätigkeiten der Backoffice-Mitarbeiter. Dementsprechend ist das Aufgabenspektrum in kleinen Unternehmen meist sehr umfangreich.

In zahlreichen Firmen ist das Backoffice-Team verantwortlich für die Büroorganisation, die Besetzung des Empfangs und der Telefonzentrale. Auch die Koordination von Terminen, die Reiseplanung und -buchung sowie die Bestellung von Büromaterial und anderen Arbeitsmitteln läuft hier häufig über die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Backoffice. Die Planung und Organisation von Veranstaltungen, Seminaren und Meetings sowie Teile der Personalangelegenheiten wie Urlaubsplanung und Zeiterfassung können ebenfalls zu den Aufgaben der Büro-Allrounder gehören.

In einigen Unternehmen sind auch administrative und kaufmännische Aufgaben Teil der täglichen Arbeit der Mitarbeiterinnen im Backoffice. Dazu gehören:

  • Buchführung
  • Kalkulationen
  • Einholung und Erstellung von Angeboten
  • Bearbeitung und Stellung von Rechnungen
  • Lieferantenbetreuung
  • Mitarbeit bei Abschlüssen und Budgetplanungen

Auch die Vertrags- und die Datenpflege, die Kundenbetreuung und Bereiche des IT-Supports können von Mitarbeitern des Backoffice-Teams erledigt werden.

In Firmen aus der Finanzbranche kümmern sich Backoffice-Mitabeiter und -Mitarbeiterinnen mitunter auch um die Abwicklung des nationalen und internationalen Zahlungsverkehrs sowie des Geld- und Devisenhandels. Auch andere Aufgaben im Zusammenhang mit Geldgeschäften und Kontoangelegenheiten können vereinzelt hinzukommen.

Ausbildung, Studium & Co. – der Weg ins Backoffice

Je nach Aufgabenspektrum, Anforderungen und Arbeitgeber gibt es unterschiedliche Ansprüche in Sachen Ausbildung an einen Backoffice-Mitarbeiter. In der Regel wird mindestens eine abgeschlossene Berufsausbildung erwartet, bevorzugt im kaufmännischen Bereich. Auch ein betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikationen sind häufig gefragt. Sowohl die dualen kaufmännischen Ausbildungen, z. B. zum Kaufmann bzw. zur Kauffrau für Büromanagement, als auch das Bachelorstudium im Bereich BWL dauern in der Regel drei Jahre. Für letzteres ist jedoch das Abitur oder eine andere Hochschulzugangsberechtigung erforderlich.

Voraussetzungen für einen vielseitigen Beruf

Neben der entsprechenden Ausbildung werden von Mitarbeitern im Backoffice auch Eigenschaften wie Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit sowie ein freundliches und hilfsbereites Wesen erwartet. Dienstleistungsmentalität, Service- und Kundenorientierung sowie ein ausgeprägter Teamgedanke gelten weithin ebenfalls als Voraussetzungen, um den Job gut ausführen zu können.

Fachlich werden zudem umfangreiche MS-Office-Kenntnisse, fehlerfreies Deutsch in Wort und Schrift sowie häufig auch gute bis sehr gute Englischkenntnisse gefordert.

Hier finden Sie weitere Informationen über das Gehalt in Ihrem Beruf:
Gehalt Mitarbeiter/-in im Backoffice

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