Bürokraft, Kaufmännische Fachkraft

Bürokräfte können in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens eingesetzt werden und dementsprechend können auch ihre Aufgaben variieren. Grundsätzlich gehören organisatorische und kaufmännische Tätigkeiten zu ihrem Aufgabenbereich. In den Bereichen des Einkaufs und des Lagers bestellen sie unter anderem das benötigte Material und führen Verhandlungen mit den Lieferanten. Auch die Lagerbuchhaltung kann Teil ihres Arbeitsalltags sein.

Im Rechnungswesen überprüfen sie Zahlungseingänge und -ausgänge, wickeln den Zahlungsverkehr ab und erstellen Rechnungsunterlagen. Darüber hinaus gehören auch die Kontierung und Buchung von Belegen sowie die Auswertung von Kennzahlen zu ihrem Aufgabenbereich. Sie führen Kalkulationen und Kostenrechnungen durch und übernehmen in einigen Fällen auch Aufgaben aus dem Mahnwesen.

Auch im Personalwesen nehmen Bürokräfte einige Tätigkeiten wahr. Beispielsweise sind sie für die Führung der Personalakten und für die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen zuständig. Teilweise sind sie auch an der Durchführung von Marketingmaßnahmen beteiligt.

Bürokräfte stehen schriftlich und telefonisch im Kontakt mit Kunden, Auftraggebern, Lieferanten und Geschäftspartnern des Unternehmens, in dem sie tätig sind. Sie erstellen Statistiken und verfassen Protokolle und Berichte. Auch die Pflege von Datenbanken und die Verwaltung der Ablage gehören zu ihrem Arbeitsalltag. Außerdem verteilen sie die eingehende Post an die Mitarbeiter des Unternehmens und planen und koordinieren Termine und Dienstreisen.

Bürokräfte finden in Unternehmen aller Bereiche der Wirtschaft eine Anstellung. Sie arbeiten vor allem in den kaufmännischen Bereichen von Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen. Außerdem sind sie in der öffentlichen Verwaltung tätig.

Die Voraussetzung für die Arbeit als Bürokraft ist in den meisten Fällen eine kaufmännische Aus- oder Weiterbildung. Naheliegend ist beispielsweise eine Ausbildung zur Kommunikationsassistentin oder zur Kauffrau für Büromanagement. Auch eine Weiterbildung zur Fachfrau für Bürokommunikation oder zur Fremdsprachensekretärin kann in den Beruf führen.

Mit einer Weiterbildung zur Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation oder zur Staatlich geprüften Betriebswirtin für Kommunikation und Büromanagement können sich Bürokräfte einen beruflichen Aufstieg ermöglichen. Auch ein Studium der Betriebswirtschaftslehre kann neue Perspektiven schaffen.

Mithilfe von Anpassungsweiterbildungen können Bürokräfte ihr berufliches Wissen in einzelnen Bereichen auffrischen oder vertiefen. Hierfür stehen unter anderem die folgenden Themenbereiche zur Wahl:

• Gesprächsführung am Telefon
• Bürokommunikation und Bürotechnik
• Datenbankprogramme
• Tabellenkalkulationsprogramme
• Finanz- und Rechnungswesen

Wichtige Fähigkeiten für diesen Beruf sind unter anderem Organisationstalent und Sorgfalt. Auch Englischkenntnisse und gegebenenfalls Kenntnisse weiterer Fremdsprachen sind von Vorteil.