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Executive Assistant – Berufsbild

Als rechte Hand der Geschäftsleitung unterstützen und entlasten Executive Assistants (auch als Personal Assistant bzw. PA oder Assistenz der Geschäftsführung bezeichnet) einen oder mehrere Vorgesetzte. Als wahre Organisationstalente ist es ihre Aufgabe, den Tagesablauf des CEO zu optimieren und ihm oder ihr den Rücken frei zu halten.

Organisation und Vorbereitung: die Aufgaben eines Executive Assistant

Die Aufgaben eines Executive Assistant drehen sich rund um die Organisation des Alltags der Geschäftsleitung. Er verwaltet den Terminkalender seines Vorgesetzten und organisiert dessen Geschäftsreisen. Außerdem pflegt er den Kontakt zu Kunden und Geschäftspartnern und unterstützt bei der Korrespondenz. Ein Personal Assistant bereitet zudem Meetings vor, koordiniert diese, führt gegebenenfalls Protokoll und bereitet den Termin nach. Es kann außerdem zu seinen Aufgaben gehören, Präsentationen für seinen Chef zu erstellen. Darüber hinaus recherchiert er Daten, Fakten und Referenzen, die für die Entscheidungsfindung der Geschäftsleitung relevant sind. In diesem Zusammenhang erarbeitet und analysiert er zudem Statistiken und beobachtet das aktuelle Marktgeschehen und neue Entwicklungen. CEOs erhalten von ihrem PA zudem Unterstützung bei der Budgetverwaltung und bei der Organisation von Events, die auch auf internationaler Ebene stattfinden können.

Welche Voraussetzungen benötigt eine Executive Assistant?

Der berufliche Werdegang einer Executive Assistant ist nicht einheitlich geregelt. Daher führen verschiedene Laufbahnen in diese Position. Vorausgesetzt wird meist mindestens eine kaufmännische Ausbildung, viele Arbeitgeber bevorzugen mittlerweile allerdings eine persönliche Assistentin, die einen betriebswirtschaftlichen Studiengang absolviert hat. Besonders vorteilhaft ist es, wenn sie bereits im Studium den Schwerpunkt Organisation, Personal oder Führung gewählt hat. Auch ein Studium im Fachbereich der Branche, in der das Unternehmen ansässig ist, kann qualifizierend für die Position als Executive Assistant sein, sofern bereits ausreichend Erfahrung beispielsweise als Teamassistentin vorhanden ist.

Executive Assistants sollten vor allem flexibel sein, um mit den täglich neuen Herausforderungen umgehen zu können. Sie sollten außerdem organisatorische und analytische Fähigkeiten mitbringen. Kommunikationskompetenzen spielen eine weitere wichtige Rolle in diesem Beruf. Executive Assistants sollten verhandlungssicher Fremdsprachen beherrschen – vor allem Englisch wird in den meisten Unternehmen vorausgesetzt. Der berufliche Alltag von Personal Assistants kann sehr hektisch sein. Daher sollten sie stressresistent und belastbar sein, um stets professionell aufzutreten. Professionalität ist auch im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Unternehmensdaten gefordert. Executive Assistants bewahren stets Diskretion und Verschwiegenheit und gehen mit diesen Informationen verantwortungsvoll um. Außerdem sollten sie über Fachwissen des Wirtschaftszweiges, in dem das Unternehmen agiert, verfügen.

Assistentinnen der Geschäftsführung finden in größeren Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche Beschäftigung.

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Gehalt Executive Assistant

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