Virtuelle/-r Assistent/-in

Ein virtueller Assistent unterstützt Unternehmen, Agenturen oder Selbstständige bei der Bewältigung ihrer Aufgaben. Aufgrund der hohen Arbeitsdichte können sich die Auftraggeber immer weniger auf das Kerngeschäft konzentrieren, weshalb sie einen virtuellen Assistenten beauftragen, ihnen Tätigkeiten abzunehmen.

Zu Beginn seiner Karriere muss sich der virtuelle Assistent überlegen, in welchen Aufgabenbereichen er seine Dienste anbieten möchte. Mögliche Tätigkeiten, die er übernehmen kann, sind in den Feldern:

• Social Media
• Podcasting
• Blogs
• Buchhaltung und Steuern
• Termin- und Reiseplanung
• Übersetzungen
• Web- und Grafikdesign

Beliebte Aufgaben, die gerne von Auftraggebern angeboten werden, sind im Bereich Social Media, Webseitenbetreuung und Grafikdesign. Der virtuelle Assistent kann Posts für Instagram, Facebook oder Pinterest planen, Social-Media-Kanäle betreuen und Content erstellen. Gleichzeitig kann er Texte erstellen, Bilder bearbeiten, Newsletter schreiben sowie Ads erstellen und Beiträge terminieren.

In der Event-Planung und Buchhaltung koordiniert der virtuelle Assistent Termine, schreibt Rechnungen, bucht Flüge und entwirft Einladungen. Auch Steueraufgaben kann er übernehmen. Im Bereich Podcasting ergeben sich zudem einige Tätigkeiten, die der virtuelle Assistent ausüben kann, wie Folgen von Podcasts schneiden, nachbearbeiten, transkribieren und hochladen. Außerdem kann er Interviewpartner kontaktieren, Shownotes erstellen und auf neue Folgen auf Social Media Plattformen aufmerksam machen.

Grundsätzlich sollte sich ein virtueller Assistent bewusst machen, was seine Stärken sind und an welchen Tätigkeiten er Freude hat. Eine Marktanalyse zeigt, in welchen Bereichen Arbeit gefragt ist. Wenn sein Interesse mit der Nachfrage auf dem Markt übereinstimmt, stehen die Chancen gut, dass er Kunden für sich gewinnen kann.

Eine virtuelle Assistentin arbeitet selbstständig für unterschiedliche kleine und große Unternehmen. Dabei hat sie keinen festen Arbeitsort, kann sich also entscheiden, ob sie im Home-Office oder an einem anderen beliebigen Standort arbeiten möchte. Als Selbstständige kann sie sich außerdem ihre Arbeitszeiten einteilen. Diese hängen auch davon ab, ob sie diesen Job hauptberuflich oder nebenberuflich ausübt.

Man benötigt keine spezielle Ausbildung oder Studium, um als virtueller Assistent zu arbeiten. Es ist wichtig, seine Arbeit in den Bereichen anzubieten, mit denen man sich gut auskennt und in denen man im optimalen Fall schon Erfahrung gesammelt hat, zum Beispiel in Form eines Studiums. Um seine eigenen Chancen am Markt zu steigern, helfen deshalb Zertifikate oder Arbeitserfahrung, beispielsweise als Assistent oder im digitalen Marketing.

Um Kundenaufträge zu bekommen, sollten zukünftige virtuelle Assistenten eine eigene Website erstellen, um ihre Arbeitskraft anzubieten. Häufig kontaktieren sie Kunden über Karrierenetzwerke wie LinkedIn und Xing, oder schaffen es, neue Auftraggeber über Familie, Freunde oder ehemalige Kunden zu gewinnen. Virtuelle Assistenten, die sich bereits am Markt profiliert haben, werden in vielen Fällen von den Kunden über die sozialen Medien kontaktiert.  

Da virtuelle Assistenten selbstständig sind, müssen sie sich in ihrem Fachbereich eigenständig weiterbilden, um für Kunden gute Ergebnisse erzielen zu können, beispielsweise in Form von Seminaren oder Workshops. Solange der virtuelle Assistent nur freiberufliche Tätigkeiten ausübt, muss er kein Gewerbe anmelden. Dies ist allerdings bei den wenigsten der Fall, da die Grenzen zwischen gewerblichen und freiberuflichen Tätigkeiten für virtuelle Assistenten schnell verschwimmen.  

Eine virtuelle Assistentin ist technisch gut ausgestattet, das heißt sie hat einen Laptop oder Computer mit allen notwendigen Programmen und eine gute Internetverbindung. Sie besitzt gute Kenntnisse in den Bereichen, in denen sie Aufgaben übernimmt, lernt aber auch gerne Neues dazu. Dies ist besonders wichtig, weil mit neuen Kunden häufig auch neue Aufgaben einhergehen.

Die virtuelle Assistentin ist sehr internetaffin und kommuniziert gerne digital mit Kunden. Trotz des mangelnden persönlichen Kontakts präsentiert sie sich selbstbewusst und kann so neue Kunden für sich gewinnen. Sie ist motiviert und kann sich für Aufgaben begeistern, die Unternehmen an sie abgeben. Bei der Bewältigung der Aufgaben zeigt sie Durchhaltevermögen. Zudem ist sie sehr organisiert und flexibel, weshalb sie mit der freien Zeiteinteilung keine Probleme hat.