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Office-Manager/-in – Berufsbild

Ein Office-Manager bzw. eine Office-Managerin übernimmt organisatorische und kommunikative Aufgaben, erledigt Büroarbeiten und hält Führungskräften den Rücken frei. Als Verbindungsglied zwischen Belegschaft und leitenden Mitarbeitern haben Office-Manager eine wichtige Position innerhalb des Unternehmens.

Das heutige Berufsbild einer Office-Managerin ist nicht mehr zu vergleichen mit dem einer klassischen Sekretärin, auch wenn es eigentlich eine Weiterentwicklung dessen ist. Denn eine Office-Managerin übernimmt oftmals weit mehr Aufgaben als eine Sekretärin.

Aufgaben des Office-Managements

Die Hauptaufgabe eines Office-Managers ist es, mit effizient eingesetztem Management den eigenen Vorgesetzten zu entlasten. Deshalb sind Kenntnisse im Projekt- wie auch im Zeitmanagement genauso wichtig, wie ein professioneller Umgang mit dem PC und mit Kunden. Von einem Office-Manager werden teilweise aber auch die Planung und Organisation von Meetings, Bürotätigkeiten, Kundenkontakt und gar die Entwicklung von PR- und Marketingkonzepten erwartet. Die konkreten Aufgaben sind dabei sehr von der Art und Größe des Unternehmens abhängig. Häufig sind Office-Manager echte Allround-Mitarbeiter im Büro..

Beste Voraussetzungen

Neben den beruflichen Qualifikationen sind im Office-Management auch sogenannte Soft Skills, also charakterliche Eigenschaften und Co., von Bedeutung. Dazu gehören ein gepflegtes und sicheres Auftreten, eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und eine gewisse Stressresistenz.

Ausbildung zum Office-Manager

Der Beruf des Office-Managers ist kein offizieller Ausbildungsberuf. Wer eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und bereits etwas Berufserfahrung hat, bringt beste Voraussetzungen mit, um als Office-Manager oder Office-Managerin zu arbeiten. Zahlreiche private Bildungseinrichtungen bieten ein Fernstudium als Weiterbildungsmöglichkeit in Sachen Office-Management an. Auch die Industrie- und Handelskammern (IHK) bieten Kurse für angehende Office-Manager, die ihrer Qualifikation mehr Substanz geben und ein offizielles Zertifikat hinzufügen möchten. Wer den Kurs berufsbegleitend über einige Monate besucht und die Abschlussprüfung erfolgreich absolviert, darf sich anschließend „Geprüfter Office-Manager“ nennen.

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