Kaufmännische/-r Sachbearbeiter/-in

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Voraussetzungen

Tätigkeitsfeld eines kaufmännischen Sachbearbeiters

Abhängig von der fachspezifischen Ausrichtung und Größe des Unternehmens können die konkreten Aufgaben eines kaufmännischen Sachbearbeiters variieren. Beispielsweise ist es möglich, dass er sich schwerpunktmäßig mit dem Bereich Export und Zoll beschäftigt oder sich vermehrt auf Tätigkeiten im Zusammenhang mit Logistik und Warenbestand konzentriert.

Als kaufmännischer Sachbearbeiter korrespondiert er sowohl schriftlich als auch telefonisch mit Kundschaft, Lieferanten, Herstellern und Dienstleistern. Er ist für die Bearbeitung der Post zuständig, beantwortet Anfragen und erteilt Auskünfte. Terminmanagement, preisliche Kalkulationen und das Erstellen von Angeboten fallen ebenfalls in seinen Aufgabenbereich. Gleichzeitig erfasst und archiviert der Sachbearbeiter relevante Daten, fertigt Statistiken sowie Auswertungen an und prüft Unterlagen auf ihre Vollständigkeit. Er übernimmt administrative und organisatorische Aufgaben im Personalwesen und in der Buchhaltung und ist für die Stammdatenpflege verantwortlich. Der kaufmännische Sachbearbeiter kann Recruitingprozesse unterstützen, indem er Personalakten anlegt oder Arbeitsverträge ausstellt.

Außerdem stellt er die korrekte Abwicklung von Sendungen und Transaktionen sicher. Dabei überwacht er Bestellungen und Auslieferungen und kontrolliert Dokumente wie Rechnungen oder Frachtbriefe. Weiterhin nimmt der kaufmännische Sachbearbeiter Aufgaben im Mahnwesen oder der Reklamation wahr. Viele seiner Tätigkeiten erfordern die Abstimmung mit anderen Firmenbereichen wie etwa der IT, dem Qualitätsmanagement oder Vertrieb.

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Wo arbeitet eine kaufmännische Sachbearbeiterin?

Die kaufmännische Sachbearbeiterin verfügt über administrative sowie betriebliche Kenntnisse und kann deshalb in Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche eine Anstellung finden. So kann sie beispielsweise die Verwaltung, das Finanz- und Rechnungswesen oder die Personalabteilung unterstützen. Ihre Kenntnisse qualifizieren sie ebenfalls für die Arbeit in Ämtern, staatlichen Organisationen und anderen Einrichtungen.

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Ausbildung eines kaufmännischen Sachbearbeiters

Voraussetzung für die Ausübung des Berufs ist in der Regel eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Bürokommunikation oder Industriekaufmann. Erfahrung in der Buchhaltung und Sachbearbeitung ist in jedem Fall vorteilhaft. Ebenfalls ist ein Quereinstieg denkbar, beispielsweise mit einer vorangegangenen Tätigkeit als kaufmännischer bzw. Wirtschaftsassistent oder als Bürokraft. Ein angehender kaufmännischer Sachbearbeiter sollte sicher im Umgang mit MS-Office-Programmen sein. Sinnvoll sind außerdem Englischkenntnisse, besonders bei international ausgerichteten Unternehmen. Spezifische Fachkenntnisse der Branche können ebenso von Vorteil sein.

Eine berufliche Weiterentwicklung ist zum Beispiel im Bereich Accounting möglich, etwa durch eine Weiterbildung zum Lohnbuchhalter. Ein Studium auf dem Gebiet Betriebswirtschaft oder Personalmanagement eröffnen weitere Berufsmöglichkeiten.

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Persönliche Qualitäten einer kaufmännischen Sachbearbeiterin

Die Tätigkeit als kaufmännische Sachbearbeiterin erfordert eine gute Eigenorganisation sowie ein selbstständiges, verantwortungsbewusstes und sorgfältiges Arbeiten. Sprachliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit und eine Affinität zu Zahlen sind ebenfalls wichtig. Die kaufmännische Sachbearbeiterin sollte teamfähig und zuverlässig sein sowie kunden- und serviceorientiert handeln.

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