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Sachbearbeiter/-in – Berufsbild

Komplexe Strukturen in einem Unternehmen oder in einer Behörde erfordern geschultes Personal, welches den reibungslosen Ablauf sicherstellt. Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen übernehmen in verwaltenden Abteilungen administrative Tätigkeiten und unterstützen das mittlere Management.

Was macht ein Sachbearbeiter?

Das genaue Aufgabengebiet eines Sachbearbeiters variiert je nach Branche des Unternehmens oder der Einrichtung, in der er arbeitet. Generell ist ein Sachbearbeiter dafür zuständig, einen Verwaltungsprozess korrekt, termingerecht und vollständig im Rahmen der ihm gesetzten Vorgaben durchzuführen. Zu diesen Aufgaben zählen beispielsweise die Korrespondenz mit Kunden sowie gegebenenfalls mit Lieferanten und Partnern. Außerdem betreut ein Sachbearbeiter das Telefon und klärt beispielsweise Kundenanliegen telefonisch. Er nimmt Aufträge entgegen und erstellt gegebenenfalls auch entsprechende Angebote. Ist er in einer Behörde tätig, so bearbeitet der Sachbearbeiter Anträge. Auch die Verwaltung und die Organisation des Büros sowie die Datenpflege können zu seinen Aufgaben gehören.

Sachbearbeiter stimmen Termine ab und planen sowie organisieren Geschäftsreisen. Auch die Organisation von Messeauftritten kann in ihren Tätigkeitsbereich fallen. Sie bereiten Besprechungen vor und erstellen unter anderem Präsentationsunterlagen. Gegebenenfalls führen Sachbearbeiter auch Marktstudien und weitere Recherchen durch und stellen die Informationen bereit. Innerhalb des Rechnungswesens buchen Sachbearbeiter ordnungsgemäß und erstellen sowie bearbeiten Rechnungen und Stornierungen.

Kein vorgeschriebener Ausbildungsweg

Da der Begriff Sachbearbeiterin keine eigenständige Berufsbezeichnung ist und viele verschiedene Tätigkeiten umfasst, ist auch die Ausbildung bzw. der berufliche Werdegang nicht einheitlich vorgeschrieben und geregelt. Welche Voraussetzungen eine Sachbearbeiterin erfüllen muss, kann von der jeweiligen Branche des Unternehmens oder der Behörde sowie von der Abteilung, in der sie eingesetzt wird, abhängig sein. Eine gute Grundlage für den Berufseinstieg bieten kaufmännische Ausbildungen. Angehende Sachbearbeiterinnen absolvieren daher zum Beispiel häufig eine Ausbildung zur Industrie- oder Bürokauffrau, zur Verwaltungsangestellten oder auch eine Fortbildung zur geprüften Bilanzbuchhalterin. Für letztgenannten Abschluss absolvieren sie eine Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer (IHK). Auch Quereinsteigerinnen haben gute Perspektiven als Sachbearbeiterin, sofern sich die ausgeschriebenen Aufgabenbereiche mit ihrer Vorbildung decken.

Ein abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, der Volkswirtschaftslehre, der Sozialwissenschaften oder der Rechtswissenschaften eignet sich, um als Sachbearbeiterin auch führende Positionen zu übernehmen.

Voraussetzungen für einen Sachbearbeiter: Organisation und Kommunikation

Sachbearbeiter sollten hervorragende EDV-Kenntnisse mitbringen. Sie sind bestenfalls äußerst kommunikativ und arbeiten selbstständig und zuverlässig. Struktur und Selbstorganisation zählen ebenso zu ihren Kernkompetenzen wie der sichere Umgang mit Sprache. Sollte ihr Arbeitgeber in einem internationalen Kontext agieren, sind darüber hinaus Fremdsprachenkenntnisse und interkulturelle Kompetenzen gefragt.

Die weiteren Voraussetzungen für einen Sachbearbeiter sind von seinem genauen Tätigkeitsfeld abhängig. So können beispielsweise Fähigkeiten im Rechnungswesen oder Erfahrung im Personalwesen erforderlich sein.

Vielzählige Einsatzbereiche

Sachbearbeiterinnen finden vor allem in der Verwaltung jedes größeren Unternehmens sowohl in Teilzeit als auch in Vollzeit Beschäftigung. Hier können sie unter anderem in folgenden Bereichen tätig sein:

  • Auftragsabwicklung
  • Umsatz- und Gewinnabrechnung
  • Kundenverwaltung
  • Produktionsbegleitung
  • Personalverwaltung
  • Bedarfsermittlung

Generell finden Sachbearbeiterinnen in nahezu allen Branchen Anstellung. Sie können darüber hinaus im öffentlichen Dienst bei behördlichen Einrichtungen wie dem Finanzamt, dem Arbeitsamt und in Jobcentern sowie bei Krankenkassen beschäftigt sein.

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