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Travel Manager/-in – Berufsbild

Travel Manager bzw. Travel Managerinnen sind für die Planung, Buchung und Organisation von Geschäftsreisen in Unternehmen zuständig. Dazu gehören auch die Analyse, Steuerung und Optimierung von allen Prozessen und Dienstleistungen, die bei der Planung, Organisation und Durchführung der Geschäftsreisen anfallen. Sie übernehmen nicht nur den vollständigen Reisebuchungs- und Abrechnungsprozess, sondern führen auch Qualitätskontrollen während der Reise sowie eine Reflexion nach Reiseabschluss durch.

Planen, durchführen, reflektieren - die Aufgaben einer Travel Managerin

Die eigentliche Geschäftstätigkeit des Unternehmens wird von Travel Managerinnen durch ihre Kernaufgabe, die Reiseorganisation, unterstützt. Sie stehen bei allen Phasen von der Vorbereitung und Organisation der Reise über ihre Durchführung bis zur Reisekostenabrechnung, Auswertung und dem Controlling in der Verantwortung. Dabei befassen sie sich in erster Linie mit:

  • der Festlegung bevorzugter Vertragspartner
  • der Festlegung und Einhaltung von Reiserichtlinien
  • Verhandlungen mit Reisebüros und Leistungserbringern
  • Vertragsgestaltung und Qualitätskontrollen
  • interner Kommunikation
  • kosten- und prozessorientiertem Management des Firmenreisebudgets
  • strategischem Einkauf und der Optimierung aller Reisdienstleistungen

In den letzten Jahren haben Travel Manager immer mehr Aufgaben aus dem Mobilitätsmanagement übernommen. Dadurch ergänzen folgende Aufgaben den Tätigkeitsbereich:

Travel Managerinnen müssen während der Ausübung ihrer Tätigkeit nicht nur politische und rechtliche Aspekte im Auge behalten, sondern auch Sicherheitsfaktoren, besonders in Hinblick auf den personen- und vor allem den betriebsbezogenen Datenfluss. Auch Gesundheits- und Umweltfaktoren können je nach Unternehmen eine stärkere Gewichtung in der Reiseplanung und -organisation erhalten. Bedarfsgerechte Mobilität wird in unserer älter werdenden Gesellschaft immer wichtiger. Der Umgang mit Problemen, die während der Reise auftreten und diese beeinflussen können, fällt ebenfalls in den Verantwortungsbereich der Travel Managerin.

Während der Ausübung all ihrer Tätigkeiten, fokussiert sich die Travel Managerin auf eine effiziente Durchführung der Geschäftsreise, die Zufriedenheit der Geschäftsreisenden, indirekte Kosteneinsparungen durch eine effiziente Prozessorganisation sowie auf eine transparente Gestaltung ihres Geschäftsbereichs hinsichtlich Organisation, Volumen und Kosten. Travel Managerinnen arbeiten eng mit den Bereichen Controlling, Finanzen, Einkauf und Human Resources zusammen, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Der Weg zum Travel Manager

Der Beruf des Travel Managers ist in Deutschland und Europa noch relativ neu. Dementsprechend existiert noch keine speziell auf ihn zugeschnittene Ausbildungsmöglichkeit. Da die Nachfrage nach Personal, das speziell in den Aufgaben eines Travel Managers geschult ist, jedoch in den letzten Jahren stark angestiegen ist, hat sich inzwischen ein breites Angebot an Aus-, Fort- und Weiterbildungen etabliert.

Das Fundament für eine Karriere als Travel Manager kann schon früh gelegt werden. Generell wird eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung erwartet, bestenfalls in der Tourismusbranche. Absolviert man eine Ausbildung zum Kaufmann für Tourismus und Freizeit bzw. zum Tourismuskaufmann für Privat- und Geschäftsreisen, kann man sich im dritten Lehrjahr über eine Wahlqualifikation spezialisieren, z. B. für den Bereich der Geschäftsreisen.

Die IHK (Industrie- und Handelskammer) bietet eine Aufstiegsweiterbildung zum Fachwirt für Geschäftsreisen- und Mobilitätsmanagement an. Des Weiteren kann man an einigen Hochschulen einen Bachelorabschluss (z. B. Tourism and Travel Management) anstreben. Grundlage hierfür kann eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (idealerweise aus der Tourismusbranche) oder die (Fach-)Hochschulreife sein. Zusätzliche Berufserfahrung ist unumgänglich, wenn man an einer der diversen Akademien oder Fernuniversitäten, die Weiterbildungen im Travel Management anbieten, angenommen werden möchte. Der Bachelorabschluss kann als Zugangsvoraussetzung für einen (berufsbegleitenden) Masterstudiengang (z. B. MBA Business Travel Management) dienen.

Arbeitgeber und Beschäftigungsmöglichkeiten

Zu den möglichen Arbeitgebern von Travel Managern gehören neben Unternehmen aus der Tourismusbranche, die sich auf Geschäftsreisen spezialisiert haben, auch Unternehmen aus allen Wirtschaftsbranchen und in jeder Größe. Travel Manager sind dabei in Abteilungen mit diversen Bezeichnungen, bspw. Dienstreisenservice, Corporate Mobility Service oder Business Travel Center, zu finden. Speziell große Unternehmen, die nicht nur eine größere Anzahl an Geschäftsreisen zu organisieren haben, sondern darüber hinaus häufig auch höhere Ansprüche an deren Qualität stellen, schätzen eine professionelle Planung und Durchführung der Geschäftsreisen und beschäftigen Travel Manager mit einem eigenen Verantwortungsbereich.

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Gehalt Travel Manager/-in
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