Verwaltungsfachangestellte/-r – Berufsbild

Verwaltungsfachangestellte übernehmen unterschiedliche Aufgaben im öffentlichen Dienst. Sie arbeiten in Behörden des Bundes, der Länder, der Kommunen, anderen öffentlich-rechtlichen Institutionen und auch in der Kirchenverwaltung.

Aufgaben: administrative Arbeit auf verschiedenen Ebenen

e nach Verwaltungsebene und Behördentyp können sich die Aufgaben von Verwaltungsfachangestellten stark unterscheiden. Allerdings gibt es auch Tätigkeiten, die zu den Kernaufgaben von Verwaltungsfachangestellten gehören: Da wären zunächst die Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen und die Dokumentation von Amtshandlungen. Außerdem kontrollieren sie die Einhaltung von Auflagen und Rechtsvorschriften und übernehmen größere und kleinere Tätigkeiten im Büroalltag. Im Bereich der Personalverwaltung berechnen sie Gehälter, führen Personalakten und planen Einsätze. Im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen überprüfen und kontrollieren sie Bilanzen und stellen Haushaltspläne auf.

Überschneidungen finden sich vor allem bei Verwaltungsfachangestellten der Fachrichtungen Bundesverwaltung, Landesverwaltung und Kommunalverwaltung. Hier wirken sie bei verschiedenen Aspekten der Behördenarbeit mit: Sie erarbeiten Verwaltungsentscheidungen auf Basis von Recht und Gesetz und überwachen den Vollzug geltender Gesetze. Auf Landesebene bearbeiten Verwaltungsfachangestellte beispielsweise Anträge auf Investitionsförderung von Unternehmen oder beschäftigen sich mit der Erhebung von Steuern und anderen Abgaben. Außerdem achten sie darauf, dass zweckgebundene Mittel korrekt eingesetzt werden und erlassen neue Verwaltungsakte. Auf Kommunalebene können sie beispielsweise Sitzungen kommunaler Beschlussgremien vorbereiten und an der Umsetzung der Beschlüsse mitwirken. Zudem beschäftigen sie sich mit Themen kommunaler Wirtschafts-, Struktur- und Kulturförderung. In allen drei Bereichen arbeiten Verwaltungsfachangestellte nicht nur hinter verschlossenen Türen: Oftmals sind sie Ansprechpartner für Bürger und Organisationen und stehen bei Einzelfragen beratend zur Seite.

Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern beraten Unternehmen und Selbstständige auf Grundlage gewerberechtlicher Bestimmungen. Zudem bearbeiten sie Anträge auf Eintrag ins Handelsregister bzw. auf Löschung aus dem Register. Dabei prüfen sie stets die gesetzlichen Bestimmungen und Voraussetzungen, z. B. auch dann, wenn sie kontrollieren, ob Handwerker das Recht haben, einen eigenen Betrieb zu gründen.

Auch in der Kirchenverwaltung kommen Verwaltungsfachangestellte zum Einsatz. Hier erledigen sie Büro- und Verwaltungsarbeiten in kirchlichen Institutionen. Neben der Vorbereitung von Sitzungen kirchlicher Gremien erarbeiten sie Verwaltungsentscheidungen auf Basis staatlicher und kirchlicher Regelungen und Gesetze. Außerdem beschäftigen sie sich mit der finanziellen und administrativen Aufsicht im Melde-, Grundstücks-, Bau- und Friedhofswesen.

Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten

Verwaltungsfachangestellter ist ein anerkannter Ausbildungsberuf mit einer dreijährigen dualen Ausbildung im öffentlichen Dienst. Das bedeutet, dass ein angehender Verwaltungsfachangestellter sowohl in der Berufsschule als auch innerhalb der Verwaltung ausgebildet wird. Die meisten Bewerber verfügen über die Hochschulreife oder einen Realschulabschluss. Allerdings durchlaufen nicht alle Auszubildenden dasselbe Programm. Sie müssen sich nämlich für eine bestimmte Fachrichtung entscheiden:

• Bundesverwaltung
• Landesverwaltung
• Kommunalverwaltung
• Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern
• Kirchenverwaltung der evangelischen Kirche

Dabei richten sich auch Ausbildungsinhalte und Ausbildungsinstitution nach der gewählten Fachrichtung.

Fortbildungen und Weiterbildungen für Verwaltungsfachangestellte

Verwaltungsfachangestellten steht eine Vielzahl verschiedener Fort- und Weiterbildungen zur Auswahl. Diese brauchen sie, um ihr berufliches Wissen an wechselnde Anforderungen und Verhältnisse anzupassen. Insbesondere die zunehmende Digitalisierung von Verwaltungsprozessen bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich. Selbstverständlich beeinflusst die gewählte Fachrichtung auch das Angebot. Beispiele für Anpassungsweiterbildungen sind:

• Verwaltungsrecht
• Öffentliches Verwaltung
• Korrespondenz
• Bürokommunikation, Bürotechnik
• Finanzwesen und Rechnungswesen, Controlling
• Personalwesen und betriebliches Sozialwesen

Um die eigenen Berufs- und Karrierechancen zu verbessern und Führungspositionen zu erreichen, haben Verwaltungsfachangestellte zudem die Möglichkeit, eine Aufstiegsweiterbildung zu absolvieren. Dabei haben sie, entsprechend ihrer Qualifikation, die Wahl zwischen der Aufnahme eines Studiums oder einer nichtakademischen Weiterbildung:

• Betriebswirt/-in – Verwaltung
• Fachwirt/-in – Verwaltung
• Betriebswirt/-in – Kommunikation und Büromanagement
• Fachwirt/-in – Büro- und Projektorganisation
• Staats-, Verwaltungswissenschaft (Studium)
• Verwaltungsmanagement, Public Management (Studium)
• Rechtswissenschaft (Studium)
• Betriebswirtschaftslehre, Business Administration (Studium)

Typische Einsatzorte: Behörden, Ämter und andere Organisationen

Die Einsatzmöglichkeiten von Verwaltungsfachangestellten sind äußerst vielfältig. Im Wesentlichen hängt der Arbeitsplatz aber von der gewählten Fachrichtung ab. Die Fachrichtung Bundesverwaltung bietet Jobs in Bundesbehörden, Ministerien und anderen Institutionen des Bundes. Im Bereich der Landesverwaltung können Verwaltungsfachangestellte in Institutionen und Behörden auf Landesebene arbeiten. Beispiele hierfür sind das Amt für Verbraucherschutz, die Universitätsverwaltung, Ausländerbehörden oder Ämter für Wirtschaftsförderung. Die Fachrichtung Kommunalverwaltung eröffnet Perspektiven in kommunalen Ämtern und Behörden, Gemeindeverwaltungseinrichtungen und Kreisverwaltungsreferaten. Im Gegensatz dazu sind Handwerkskammern, Industrie- und Handelskammern sowie Wirtschafts- und Arbeitgeberverbände eher an Absolventen der Fachrichtung Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern interessiert. Potenzielle Arbeitgeber für Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Kirchenverwaltung sind Kirchenverwaltungen der Evangelischen Kirche.