Chefsekretär/-in

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Gehaltsspanne: Chefsekretär/-in in Deutschland

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Was macht ein Chefsekretär?

Klassisches Büromanagement ist auch heute noch ein wichtiger Bestandteil der Arbeit eines Chefsekretärs. Hierzu gehören etwa folgende Aufgaben:

Entgegennahme, Sortierung und Ablage von Post und E-Mails
Unterstützung bei Korrespondenz mit Geschäftspartnern und Kunden
Annahme und Durchführung von Anrufen
Verwaltung des Terminkalenders
Organisation von Dienstreisen, Durchführungen von Buchungen und Reiseabrechnungen
Vor- und Nachbereitung von Meetings und Konferenzen
Protokollführung

Außerdem übernimmt ein Chefsekretär auch weiterführende Pflichten wie die Erstellung von Präsentationen, das Schreiben von Reden oder die Recherche von Daten. Wie weit der Verantwortungsbereich tatsächlich reicht, hängt von Unternehmen zu Unternehmen bzw. von Führungskraft zu Führungskraft ab. In diese Bereiche sind viele Chefsekretäre obendrein häufig involviert:

Projektplanung bzw. Projektmanagement
Budgetierung
innerbetriebliche Kommunikation
Human Resources

In jedem Falle ist ein Chefsekretär jedoch bei weitem kein reiner Zuarbeiter, sondern besitzt weitreichende eigenverantwortliche Pflichten. In manchen Fällen arbeitet er auch für mehrere Führungskräfte gleichzeitig.

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Durchschnittliches Bruttogehalt bei 40 Wochenstunden

Hier kann eine Chefsekretärin arbeiten

Die Fähigkeiten einer Chefsekretärin werden in jeder Wirtschaftsbranche geschätzt – daher kann sie in allen größeren Unternehmen eine Anstellung finden.

Fachrichtungen und Spezialisierungen:

Chefarztsekretär/-in
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Durchschnittliches Bruttogehalt bei 40 Wochenstunden

So wird man Chefsekretär

Der Beruf des Sekretärs (und aller Untertypen) ist nicht gesetzlich geschützt: Daher gibt es keinen festgelegten Weg in den Beruf. Chefsekretäre haben allerdings üblicherweise mindestens eine kaufmännische Ausbildung absolviert, z. B. zum Bürokaufmann oder zum Kaufmann für Büromanagement. Die Anforderungen an den Job sind allerdings hoch, daher sollten noch weitere Zusatzqualifikationen mitgebracht werden.

Viele Arbeitgeber bevorzugen mittlerweile Bewerber mit Hochschulabschluss. Geeignete Studienfächer sind etwa Betriebswirtschaftslehre oder Business Administration. Eine Schwerpunktsetzung auf relevante Bereiche wie Personal oder Organisation kann ebenso hilfreich sein.

Da sich das Jobprofil stetig wandelt und immer neue Fähigkeiten mitgebracht werden müssen, ist die kontinuierliche Erweiterung des eigenen Könnens durch Weiterbildungen sinnvoll, z. B. bezüglich neuartiger Software.

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Diese Eigenschaften sollte eine Chefsekretärin mitbringen

Eine Chefsekretärin ist im Idealfall ein echtes Allroundtalent: Arbeits- und Gedankenschnelligkeit, Organisationsfähigkeit, Geduld sowie ausgeprägte kommunikative Kompetenzen sind hierbei wichtige Eigenschaften. Sie sollte in der Lage sein, Aufträge sorgfältig und zuverlässig zu erledigen, doch muss gleichzeitig auch Selbstständigkeit und Eigenverantwortlichkeit beweisen.

Als Teil der Führungsetage muss sich eine Chefsekretärin zudem auf lange Arbeitszeiten einstellen. Viele Aufgaben müssen unter großem Zeitdruck erledigt werden, daher sollte sie ein hohes Maß an Belastbarkeit, Stressresistenz und Nervenstärke mitbringen. Führungskräfte schätzen an einer guten Chefsekretärin obendrein Verschwiegenheit und Loyalität.

Das Idealprofil wird durch Fremdsprachenkenntnisse abgerundet – zumindest sicheres Englisch in Wort und Schrift ist heutzutage ein absolutes Muss.

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