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Empfangsmitarbeiter/-in – Berufsbild

Empfangsmitarbeiter und Empfangsmitarbeiterinnen (bzw. Empfangssekretäre und Empfangssekretärinnen oder Empfangsdamen und Empfangsherren) übernehmen die Begrüßung und Betreuung von Kunden, Gästen oder Patienten am Empfang von Hotels, Unternehmen, Kliniken oder anderen Einrichtungen.

Für diesen Beruf findet auch die Bezeichnung Empfangskraft Verwendung. Vor allem im Bereich der Hotellerie ist die Bezeichnung Rezeptionist bzw. Rezeptionistin üblich.

Was macht ein Empfangsmitarbeiter?

Zu den Aufgaben eines Empfangsmitarbeiters gehören der Empfang, die Betreuung und die Verabschiedung der Kunden, Gäste oder Patienten. Er betreut die Telefonzentrale, wobei er Anrufe entgegennimmt und sie gegebenenfalls weiterleitet, und bearbeitet die Post und eingehende E-Mails. Zudem dient er als Ansprechpartner, erteilt Gästen Auskünfte und steht ihnen bei Fragen zur Verfügung. Eine seiner wichtigsten Aufgaben ist es, den Gästen stets freundlich und zuvorkommend entgegenzutreten. Außerdem fallen in einigen Fällen auch die Terminplanung und die Büroorganisation in seinen Aufgabenbereich.

Im Bereich der Hotellerie ist der Empfangssekretär für das Ein- und Auschecken der Hotelgäste zuständig und er informiert über verschiedene zusätzliche Angebote des Hotels. Falls diese Aufgabe nicht von einem Concierge erfüllt wird, begleitet der Empfangsmitarbeiter die Gäste nach dem Check-In zu ihren Zimmern. Gegebenenfalls empfiehlt er ihnen Restaurants oder Sehenswürdigkeiten. Außerdem bearbeitet er Buchungen und Stornierungen und kümmert sich um Beschwerden und Reklamationen. Darüber hinaus fällt auch die Pflege der Gästedatenbank in den Aufgabenbereich eines Rezeptionisten. Er verbucht die empfangenen Leistungen und übernimmt die Kassenführung.

In Krankenhäusern und Kliniken übernehmen Empfangskräfte die Patientenaufnahme und vergeben und verwalten Termine.

In einigen Unternehmen übernimmt der Office-Manager die Aufgaben eines Empfangsmitarbeiters.

Wie wird man Empfangsmitarbeiterin?

Für die Arbeit als Empfangsmitarbeiterin ist kein konkreter Bildungsweg vorgeschrieben. Hilfreich ist eine kaufmännische Berufsausbildung oder eine Ausbildung im Bereich der Hotellerie oder Gastronomie. Naheliegend ist beispielsweise eine Ausbildung zur Kommunikationsassistentin, zur Hotelkauffrau oder zur Kauffrau für Büromanagement. Darüber hinaus haben auch Quereinsteiger die Möglichkeit, in diesem Beruf tätig zu sein.

Wichtige Fähigkeiten für die Arbeit am Empfang sind unter anderem Kommunikationsstärke und Organisationstalent. Außerdem sollte eine Empfangssekretärin ein gepflegtes Erscheinungsbild und ein freundliches Auftreten mitbringen. Auch gute Englischkenntnisse sowie weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von großem Vorteil. Für die Arbeit in Hotels oder Krankenhäusern sollte eine Bereitschaft für Schichtarbeit sowie für Arbeit am Abend und an Wochenenden vorhanden sein. Außerdem besteht in vielen Fällen die Möglichkeit einer Teilzeitbeschäftigung.

Die Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung hängen stark von der Branche ab, in der eine Empfangsmitarbeiterin tätig ist. Im Hotelgewerbe bieten sich eine Weiterbildung zur Hotelmeisterin oder ein Studium des Hotelmanagements an. Alternativ ist auch ein Aufstieg zur Teamleitung denkbar.

Arbeitgeber und Branchen

Empfangsmitarbeiter finden in Unternehmen in nahezu allen Bereichen der Wirtschaft eine Anstellung. Unter anderem arbeiten sie am Empfang von Hotels, Unternehmen und Autohäusern sowie in Kliniken, Krankenhäusern und Arztpraxen.

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