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Empfangschef/-in – Berufsbild

Empfangschefs und Empfangschefinnen leiten die Rezeption eines Hotels und tragen die Verantwortung für die Gästebetreuung im Empfangsbereich. Damit übernehmen sie eine wichtige Rolle, da dort der früheste Kontakt zwischen Gast und Hotel stattfindet, der entscheidend für den ersten Eindruck der Gäste ist.

Was macht ein Empfangschef?

Zu den Aufgaben eines Empfangschefs gehört es, die Mitarbeiter am Empfang einzuarbeiten, anzuleiten, zu schulen und zu motivieren. Er stellt Regeln bezüglich der Ordnung und des Auftretens der Mitarbeiter an der Rezeption auf und sorgt dafür, dass dort alle Arbeitsprozesse reibungslos ablaufen. Dabei übernimmt er überwiegend organisatorische Aufgaben. Beispielsweise plant er den Personaleinsatz und erstellt Dienst- und Urlaubspläne. Darüber hinaus überwacht er die Arbeitsabläufe bei der Zimmerreservierung, der Bearbeitung von Buchungen und der Betreuung der Gäste.

Auch die Organisation und die Überwachung der Rechnungsstellung und der Abrechnung gehören zu seinen Aufgaben. Außerdem beobachtet er die Nachfrage nach Zimmern und die Zimmerauslastung und hält diese im Hoteljournal fest. Zusätzlich übernimmt er zum Beispiel die Aufnahme und die Bearbeitung von Beschwerden und Reklamationen der Gäste sowie die Auswertung von Gästefragebögen und die Erstellung von Monatsabschlüssen. Bei seiner Arbeit steht er im ständigen Kontakt zu Reisebüros, Zimmervermittlungen und Touristeninformationen.

Steht der Besuch eines wichtigen Gastes, z. B. einer bekannten Persönlichkeit, an, übernimmt der Empfangschef die Planung der speziellen Betreuung. In solchen Fällen bedient er die VIP meist persönlich.

Wie wird man Empfangschefin?

Der Zugang zur Tätigkeit als Empfangschefin wird durch verschiedene Bildungswege ermöglicht. Zum einen kann eine Weiterbildung zur Hotelmeisterin, zur Betriebsleiterin der Fachrichtung Hotel oder zur Betriebswirtin im Hotel- und Gaststättengewerbe absolviert werden. Hierfür ist in der Regel eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich der Hotellerie oder Gastronomie wie zum Beispiel Hotelfachfrau oder Hotelkauffrau notwendig. Auch ein Studium des Hotelmanagements macht die Arbeit als Empfangschefin möglich.

Für eine erfolgreiche Karriere als Empfangschefin sind sowohl Organisationstalent als auch ein kaufmännisches Denken essenziell. Auch Kommunikationsstärke und Verhandlungsgeschick sind wichtige Qualifikationen. Da bei dieser Tätigkeit der Kundenkontakt eine entscheidende Rolle spielt, sind auch ein gepflegtes Äußeres, gute Umgangsformen sowie Fremdsprachenkenntnisse von großem Vorteil.

Für Empfangschefinnen, die eine Weiterbildung und einen beruflichen Aufstieg anstreben, eröffnet ein Studium weitere berufliche Möglichkeiten. Naheliegend sind die Studiengänge Betriebswirtschaftslehre/Business Administration und Hotelmanagement.

Mithilfe von Anpassungsweiterbildungen können sie ihr berufliches Wissen auffrischen und an eventuelle Neuerungen anpassen. Hierfür stehen ihnen unter anderem die folgenden Themenbereiche zur Wahl:

  • Hotelempfang und -rezeption
  • Kundenservice und Customer-Relationship-Management
  • Reklamationen und Beschwerden
  • Rechnungswesen
  • Mitarbeiterführung, Teamarbeit und -führung

Wo arbeiten Empfangschefs?

Empfangschefs finden im Hotel- und Beherbergungsgewerbe eine Anstellung. Unter anderem arbeiten sie in Hotels, Hostels, Motels, Gasthöfen, Pensionen und Jugendherbergen.

Hier finden Sie weitere Informationen über das Gehalt in Ihrem Beruf:
Gehalt Empfangschef/-in
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