Front-Office-Manager/-in

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Was macht ein Front-Office-Manager?

Ein Front-Office-Manager arbeitet am Empfang (bzw. dem Front Office) eines Hotels. Dort ist er mitsamt seinem Team das Gesicht des Hotels und der erste Kontakt der Gäste. Er leitet den gesamten Bereich des Front Offices und ist für dessen Organisation und den reibungslosen Ablauf der anfallenden Aufgaben verantwortlich. Auch die Anleitung und Kontrolle der Empfangsmitarbeiter gehört zu den Pflichten des Front-Office-Managers. Er ist zudem für die Dienstplanung am Empfang verantwortlich und erstellt Dienstpläne.

Neben Führungsaufgaben gehören auch fachliche Tätigkeiten zum Arbeitsalltag eines Front-Office-Managers. Er ist der direkte Ansprechpartner der Hotelgäste und steht ihnen bei Wünschen, Fragen oder Problemen zur Verfügung. Er erledigt den Schriftverkehr und verbucht Zimmerreservierungen. Auch die Durchführung des Check-ins und Check-outs der Gäste sowie das Beschwerdemanagement gehören zu den Aufgaben des Front-Office-Managers. Er ist für die optimale Zimmerbelegung bei möglichst hoher Durchschnittsrate verantwortlich, verwaltet die Gästedaten und führt die Tageskasse. Darüber hinaus sorgt er dafür, dass am Empfang die Qualitätsstandards des Hotels eingehalten werden und somit die Kundenzufriedenheit gesichert wird.

Front-Office-Manager, die am Empfang von Unternehmen außerhalb der Hotellerie arbeiten, haben den Empfang und die Betreuung von Gästen und Mitarbeitern zur Aufgabe. Sie organisieren und koordinieren unter anderem Meetings und Konferenzräume, bereiten Belege für die Buchhaltung auf und sind häufig mit der Datenpflege betraut.

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Branchen und Arbeitgeber

Front-Office-Manager sind vor allem im Bereich der Hotellerie beschäftigt und arbeiten hauptsächlich in Hotels. Allerdings können sie auch am Empfang in Unternehmen anderer Branchen tätig sein.

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Wie wird man Front-Office-Managerin?

Für eine Tätigkeit als Front-Office-Managerin ist in der Regel eine Berufsausbildung in der Hotellerie erforderlich, beispielsweise zur Hotelfachfrau oder zur Hotelkauffrau. Einige Bildungsträger bieten außerdem eine Weiterbildung zur Front-Office-Managerin an. Um zur Teilnahme an dieser Weiterbildung zugelassen zu werden, sind die Hochschulreife oder eine abgeschlossene Berufsausbildung erforderlich – auch Quereinsteigerinnen können sich also zur Front-Office-Managerinnen weiterbilden. Auch mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der Hotellerie ermöglicht die Teilnahme an der Weiterbildung. Unter anderem werden im Rahmen der Weiterbildung folgende Inhalte vermittelt:

Hotelspezifisches Personalmanagement
Interkulturelle Personalführung
Kommunikation und Etikette
Guest-Relation-Management
Reklamationsmanagement und Beschwerdemanagement

Front-Office-Managerinnen, die nicht in der Hotellerie, sondern am Empfang von Unternehmen anderer Branchen tätig sind, haben üblicherweise eine kaufmännische Ausbildung absolviert, beispielsweise zur Kauffrau für Büromanagement.

Einige Arbeitgeber bieten Front-Office-Managerinnen zum Zweck der beruflichen Weiterentwicklung interne Schulungen und Fortbildungen an.

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Wichtige Soft Skills: Serviceorientierung und Flexibilität

Für ihre Arbeit am Empfang sollten Front-Office-Managerinnen vor allem Freude an der Arbeit mit Menschen sowie Serviceorientierung und ein freundliches, gepflegtes Auftreten mitbringen. Für die Anleitung der Mitarbeiter am Empfang ist außerdem Führungskompetenz von Bedeutung. Da dieser Beruf mit täglichem Kontakt zu vielen verschiedenen Gästen verbunden ist, die viele Anliegen oder Beschwerden mitbringen, sind auch Belastbarkeit und Flexibilität wichtige Voraussetzungen. Für die Kommunikation mit internationalen Gästen sollten gute Englischkenntnisse und gegebenenfalls Kenntnisse in anderen Fremdsprachen vorhanden sein. Darüber hinaus ist eine Bereitschaft für Schichtarbeit sowie für Arbeit in der Nacht und an Wochenenden und Feiertagen essenziell.

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