Verwaltungsangestellte

Die Aufgaben von Verwaltungsangestellten richten sich grundsätzlich nach ihrer Funktion und ihrem Einsatzgebiet in der öffentlichen Verwaltung. In allen Fällen führen sie aber Gespräche und Verhandlungen mit Antragstellern durch und bearbeiten sowie prüfen Anträge.

Zusätzlich erledigen Verwaltungsangestellte fachspezifische Aufgaben in ihrem Arbeitsgebiet. Zum Beispiel prüfen sie im Bereich der Sozialverwaltung oder dem Bürgerservice verschiedene Anträge der Bürger. Im Finanzbereich bearbeiten sie kassen- und haushaltsrechtliche Vorfälle und sind an den betriebs- und volkswirtschaftlichen Arbeiten beteiligt. Weiter können sie in der Ordnungsverwaltung arbeiten, in der sie Anträge für Projekte wie größere Bauvorhaben prüfen.

Im gehobenen Dienst bearbeiten Verwaltungsangestellte außerdem zentrale verwaltungsinterne Aufgaben. Sie arbeiten stetig daran, die Verwaltung so bürgernah und kundenfreundlich wie möglich zu gestalten. Außerdem wirken sie bei der Haushaltsplanung mit und leiten das Personal an. In manchen Fällen können Verwaltungsangestellte sogar bei der Rechtsgestaltung mitwirken, indem sie zum Beispiel Rechts- und Verwaltungsvorschriften erarbeiten.

In anderen Beschäftigungskontexten fallen den Verwaltungsangestellten außerdem Aufgaben des Büromanagements und des Sekretariats sowie die Bearbeitung von administrativen Aufgaben zu. Sie kümmern sich um die ein- und ausgehende Post, führen die Urlaubs- und Krankenkartei oder bearbeiten Entgeltangelegenheiten. Außerdem bearbeiten sie Rechnungen und übernehmen die allgemeine Aktenführung und Archivierung. In Sekretariaten von Hochschulen und Universitäten dienen sie außerdem als Ansprechpartner der Studierenden sowie Professoren und Professorinnen und unterstützen bei Fragen und Problemen.

Verwaltungsangestellte arbeiten in Verwaltungen und Behörden auf Kommunal-, Landes- oder Bundesebene. In den meisten Fällen arbeiten sie in allgemeinen öffentlichen Verwaltungen oder kommunalen Zweckverbänden. In Verwaltungen und Behörden sind sie nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes entweder als Beamte oder als Angestellte beschäftigt.

Eine gänzlich andere Anstellungsmöglichkeit liegt im Büromanagement oder im Sekretariat von Hochschulen.

Der Bildungsweg zum Verwaltungsangestellten unterscheidet sich je nach Beschäftigungsart, also als Angestellter oder Beamter im gehobenen Dienst, und dem damit angestrebten Verantwortungsbereich.

Die Voraussetzung für Verwaltungsangestellte im gehobenen Dienst kann sowohl ein Studium als auch eine Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten mit anschließender kaufmännischer Weiterbildung sein, bei welcher der Schwerpunkt auf Verwaltung liegt. Als Studiengänge bieten sich vor allem Verwaltungswissenschaften wie Public Management und Öffentliches Recht oder Rechtswissenschaften an. Diese vermitteln den Studierenden Wissen über die Führung und Steuerung öffentlicher Verwaltungen. Die entsprechenden relevanten Inhalte sind:

• Staats und Europarecht
• Allgemeines Verwaltungsrecht
• Zivilrecht
• Volks und Betriebswirtschaftslehre
• Soziologie
• Psychologie

Wer als ausgebildeter Verwaltungsfachangestellter die kaufmännische Weiterbildung absolvieren möchte, durchläuft diese in der Regel innerhalb eines bis drei Jahren. Währenddessen müssen, je nach Weiterbildung und Bildungsinstitut, zwischen 360 und 850 Stunden absolviert werden. Zusätzlich fallen in regelmäßigen Abständen Prüfungen an. Die Inhalte der Weiterbildung decken sich zu großen Teilen mit denen der verwaltungswissenschaftlichen Studiengänge.

Die dreijährige Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten befähigt ebenfalls zu einer Anstellung in einer öffentlichen Verwaltung oder Behörde, in diesem Fall ist der Angestellte allerdings nicht verbeamtet. Er lernt unter anderem:

• Betriebliche Organisation
• Rechnungswesen
• Personalwesen
• Verwaltungsrecht
• Verwaltungsverfahren

Für Verwaltungsangestellte im Bereich des Büromanagements und des Sekretariats von Universitäten und Hochschulen können bereits abgeschlossene Berufsausbildungen zu Verwaltungsfachangestellten oder Kaufleuten für Büromanagement als Zugangsvoraussetzung ausreichen. Die Ausbildung zu Bürokaufleuten dauert in der Regel drei Jahre und vermittelt den Auszubildenden unter anderem folgende Inhalte:

• Gestaltung von Büroprozessen
• Organisation von Arbeitsvorgängen
• Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen
• Aufgaben der Personalwirtschaft

Verwaltungsangestellte brauchen gute rechnerische Fähigkeiten und ein gutes Textverständnis, um die verschiedenen Anträge in Übereinstimmung mit dem Gesetz korrekt beurteilen zu können. Außerdem ist es wichtig, über ein gutes Kommunikationsvermögen zu verfügen, was sowohl bei Verhandlungen und Gesprächen mit Kunden und Antragstellern als auch bei der Teamleitung von Vorteil ist. Daneben kann eine ausgeprägte Anpassungsfähigkeit eine hilfreiche Charaktereigenschaft sein, um sich auf verschiedene Kundentermine einstellen zu können. Zuletzt tragen Verwaltungsangestellte die Verantwortung, Anträge korrekt und sorgfältig zu bearbeiten, damit den Kunden keine Verwaltungsfehler zum Verhängnis werden.