Archivar/-in

Die Aufgaben des Archivars sind vielfältig und decken den gesamten Prozess der Informationsverwaltung ab. Eine zentrale Tätigkeit ist die Sammlung und Archivierung von wichtigen Dokumenten. Folgende Dokumente befinden sich in einem Archiv:

• Texte
• Zeichnungen
• Fotografien
• Audio- und Videoaufnahmen

Vor der Archivierung erstellt und organisiert der Archivar die Archive. Danach registriert, katalogisiert und ordnet er sie. Durch die Digitalisierung erfolgt die Archivierung elektronisch. Datenbanken helfen ihm dabei einer Übersicht über die zahlreichen Archivalien zu behalten.

Der Archivar bewahrt laufende Dokumente und Unterlagen in öffentlich zugänglichen Archiven auf. Je nach Sammlung sind diese meist buchhalterischer und juristischer Natur und stammen von Gerichten, Behörden oder Unternehmen. Der Archivar ordnet das Archiv nach einer bestimmten Struktur an, z. B. chronologisch oder alphabetisch, pflegt das System und ordnet das Material nach ihrer Archivwürdigkeit. Er sichtet und bewertet die Inhalte und erfasst ihre Merkmale.

Schriftstücke mit geschichtlicher oder kultureller Relevanz bewahrt der Archivar in historischen Archiven auf. Dieser ältere Archivbestand nimmt nicht mehr wesentlich zu. Dennoch konserviert, restauriert, sichert und überwacht er die Archivalien und macht diese bei Bedarf für die Forschung zugänglich.

Der Archivar unterstützt auch Behörden bei ihrer Dokumentenverwaltung und pflegt Kontakte zu Registraturbildnern. Zusätzlich stellt er sicher, dass die Dokumente von Nutzern gesucht und gefunden werden können. Außerdem stellen Tagungen und Fachkonferenzen einen Teil seiner Tätigkeiten dar. Ein nicht unwichtiger Teil der Arbeit als Archivar ist außerdem die Vermittlung von historischem und archivischem Fachwissen durch Führungen oder öffentliche Ausstellungen.

Im Rahmen der Wissenschaft hält der Archivar Vorträge und veröffentlicht Bücher oder Artikel. Er initiiert Forschungsprojekte, führt Lehrveranstaltungen durch und erforscht eigenständig Geschichte in Archiven.  

Die Archivarin arbeitet üblicherweise in kommunalen, Landes- oder Staatsarchiven sowie in privaten, Unternehmens- und Kirchenarchiven. Sie ist also für private und öffentliche Einrichtungen, Unternehmen und Verwaltungen tätig. Klassische Arbeitsplätze sind außerdem:

• Bibliotheken und Museen
• Körperschaften des öffentlichen Rechts und Kammern
• Kirchen
• Parlamente und Parteien
• Stiftungen
• Verbände
• Medienunternehmen, Verlage und Presseagenturen
• Hochschulen, Forschungsinstitute und andere wissenschaftliche Institutionen

Die Arbeit findet meistens in Büros statt, kann aber auch außerhalb des Archivs stattfinden, beispielsweise um Zeitzeugen zu interviewen. Auslandsreisen sind nicht unüblich, denn potenzielle Archivbestände sind oft weit verstreut.

Um als Archivar arbeiten zu können, müssen Interessierte entweder eine verwaltungsinterne Ausbildung zum Archivar beginnen oder ein Hochschulstudium im Archivwesen bzw. in Archivwissenschaften aufnehmen. Für die Ausbildung ist mindestens die Fachhochschulreife oder das Abitur notwendig. Eine gute Grundlage für das Studium haben Absolventen in den Studienfächern Bibliotheks- oder Informationswissenschaft. Auch ein duales Studium zum (Diplom-)Archivar ist möglich.  

Die verwaltungsinterne Ausbildung wird durch die Ausbildungsarchive von Bund und Ländern geleitet. Sie wird nur an wenigen Orten angeboten, bspw. in Marburg oder München, und dauert in der Regel drei Jahre. Der theoretische Teil der Ausbildung findet in Archivschulen statt, während der praktische Teil in den Ausbildungsarchiven gelehrt wird. Die gelehrten Inhalte beziehen sich auf Archivwissenschaft, Verwaltungswissenschaft, Geschichte der Archivwissenschaft und Archivrecht. Nach der Ausbildung erhalten die Archivare einen Beamtenstatus. Ihre Beamtenlaufbahn als Archivinspektor, Archivassessor, oder Archivdirektor richtet sich danach, ob ihre Ausbildung für den gehobenen oder den höheren Dienst bestimmt ist.

Das duale Studium umfasst ähnliche Inhalte wie die Ausbildung. Zusätzlich lernen Auszubildene in dem praktischen Teil des dualen Studiums den Umgang mit Archivgut, Öffentlichkeitsarbeit, Bestandserhaltung, Archivierung und Benutzerbetreuung.

Ein wichtiger Bestandteil der Arbeit als Archivar sind Fremdsprachen. Bewerber sollten ausreichende Kenntnisse in den Sprachen Französisch und Latein mitbringen. Sollten diese Kenntnisse nicht schon vorhanden sein, lassen sich diese noch während der Ausbildung oder des Studiums erwerben.  

Archivare können viele Zusatzqualifikationen erlangen. Beispielweise können sie sich auf eine spezielle Archivsparte – wie historische Archive, elektronische Archive oder Unternehmensarchive – oder auf eine bestimmte Art von Dokumentation, Abschnitt, beispielsweise historische oder laufende Archive, oder Einrichtung spezialisieren. Auch der Erwerb von antiken Sprachen ist eine mögliche Spezialisierungsform. Archivare mit einem Studienabschluss können ein aufbauendes Studium beginnen oder promovieren, um ihre Karriere voranzubringen.

Die Chancen auf eine gute Karriere stehen für Archivare gut. Sie können Bereichsleiter oder Verantwortlicher für bestimmte Phasen der Archivierung werden. Danach haben sie die Möglichkeit einzelne Führungs- und Koordinationsaufgaben zu übernehmen oder Archivleiter zu werden. Nach der Ausbildung zum Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste in der Fachrichtung Archiv können sich Interessierte im Verwaltungsdienst hocharbeiten. Archivare können sich auch im Bereich Informations- und Dokumentationsdienstleistungen selbständig machen.

Die Archivarin sollte ein großes Interesse an verwaltungstechnischen und organisatorischen Tätigkeiten haben. Sie hat eine Leidenschaft für Geschichte und ein großes historisches Wissen. Geschichtliche Entwicklungen, historische Zusammenhänge und Informationstechnologien gehören ebenfalls zu ihren Interessenfeldern.

Zu den notwendigen Fähigkeiten einer Archivarin gehört Präzision, Ordnungssinn und Detailorientiertheit. Die Digitalisierung setzt auch ein technisches Grundverständnis voraus. Sie ist organisiert, sorgfältig und hat Freude daran, mit Menschen zu kommunizieren. Sowohl selbständiges Arbeiten als auch die Arbeit im Team zeichnen eine Archivarin aus.

Die Archivarin sollte sich schnelle in örtliche Strukturen einarbeiten und systematisch denken können. Die Arbeit mit Datenverarbeitungsprogrammen schreckt sie nicht ab und ihre verwaltungstechnischen Aufgaben erledigt sie gewissenhaft. Sie verfügt über gute Sprachkenntnisse, Textverständnis und schriftliches Ausdrucksvermögen sowie Rechtschreibsicherheit. Gleichzeitig hat sie keine Angst davor, Unterlagen zu bewerten und zu entscheiden, welche in den Bestand aufgenommen werden und welche nicht.