Projektleiter/-in, Projektmanager/-in

Projekte können vielfältig gestaltet und unterschiedlich aufgebaut sein. Sie können sich nicht nur in der Größe des Projektteams oder in der Laufzeit unterscheiden, sondern auch in ihrem hierarchischen Aufbau. Eine Projektleiterin kann in einer hierarchiefreien Projektgruppe, bei der alle Teammitglieder gemeinsam die Verantwortung für das Projekt tragen, primär als Moderatorin fungieren. In einer hierarchischen Projektgruppe übernimmt sie hingegen eine leitende Position im Rahmen des Projekts,bei der ihre einzelnen Verantwortungsbereiche allerdings von der Form der Projektorganisation abhängen. In beiden Fällen trägt sie jedoch die Verantwortung für die vollständige Erledigung des Auftrags und die Erreichung der Zielsetzung. Sie ist ebenso für die Einhaltung der Qualitätskriterien verantwortlich, übernimmt die projektbezogene Personalführung sowie die Planung und Kontrolle des Projekts.

Eine Projektleiterin hat in allen Phasen des Projekts nicht nur Aufgaben, die sich auf fachlich-inhaltliche Themen beziehen, sondern auch solche, die Projektorganisation, -kommunikation und -planung betreffen. Projektleiterinnen sind Teil eines Teams, das in seiner Größe von Projekt zu Projekt variieren kann. Jedes Mitglied hat dabei unterschiedliche Aufgaben und Verantwortungsbereiche. Von der Konzeption bis zur organisatorischen und technischen Ausführung in einem festgelegten Vorgabenrahmen betreuen Projektleiterinnen ihre Projekte und sind je nach Projektart für die Erreichung von Sach-, Kosten- bzw. Terminzielen verantwortlich. Sie definieren nicht nur Zwischenziele und die Menge an benötigten Ressourcen für deren Erreichung, sondern müssen auch auf unerwartete Ereignisse reagieren und schnell Lösungen finden können.

Bevor ein Projekt angegangen werden kann, gehört es zu den Aufgaben einer Projektleiterin, sich um die Vorbereitung zu kümmern. Diese beinhaltet:

• Klärung und Formulierung von Ziel und Auftrag
• Entwurf des Projektstrukturplans
• Aufwandseinschätzung
• Erstellung eines Termin- und Ressourcenplans
• Kalkulation der Kosten
• Identifikation von und Umgang mit Risiken

Läuft das Projekt, haben Projektleiterinnen neben Aufgaben wie Umfeldmanagement, Projektcontrolling oder Projektdokumentation auch die Verantwortung für:

• die Überwachung der Kosten inkl. Einhaltung des Budgets
• die Einhaltung von Terminen und Deadlines
• das Konfliktmanagement
• die Einhaltung von Richtlinien sowie Arbeits- und Verfahrensanweisungen
• das Erreichen des Sachziels
• die sachliche und fachliche Leitung des Projektteams
• die Kommunikation innerhalb des Teams und mit den Stakeholdern
• die Aktualisierung des Projektplans
• die Ansetzung, Vorbereitung und Durchführung von Projektbesprechungen

Je nach Branche und Unternehmen ist das Arbeiten in Projektform beruflicher Alltag oder eine Besonderheit. Da es sich bei einem Projektleiter bzw. Projektmanager meist um eine Funktion handelt, findet dieser in nahezu allen Wirtschaftsbereichen Arbeit. Besonders im Bauwesen, im Maschinenbau, in der Forschung und in der Informationstechnik (IT) ist Projektarbeit weit verbreitet und wird seit Jahren erfolgreich angewendet.

Inzwischen bieten einige Universitäten einen eigenen Studiengang mit der Bezeichnung Projektmanagement an. Je nach Aufbau und Schwerpunktsetzung kann man den Bachelor bzw. Master of Arts oder den Bachelor bzw. Master of Science erlangen. Deutlich häufiger haben Projektleiter aber ein wirtschaftswissenschaftliches Studium (BWL, VWL etc.) absolviert oder aber einen Studiengang, der sich inhaltlich mit den Anforderungen spezifischer Branchen auseinandersetzt. So ist z. B. auch ein Studium der Informatik, diverser Ingenieurswissenschaften oder Naturwissenschaften möglich, um später die leitende Funktion als Projektleiter zu übernehmen. Theoretisch ist es auch möglich, mit einer abgeschlossenen nicht-akademischen Ausbildung in dieser Position zu landen. Dabei kommt es vor allem auf reichlich Berufserfahrung an, die zur Ausübung dieser Rolle innerhalb eines Projekts generell gefragt ist. Der Berufseinstieg kann auch über eine Station als Trainee im Projektmanagement oder als Junior Projektleiter erfolgen.  

Projektleiter wird man häufig innerhalb des eigenen Unternehmens bzw. der eigenen Abteilung, da nicht nur das Know-how im Projektmanagement von zentraler Bedeutung für einen guten und erfolgreichen Projektleiter ist. Ein Projektleiter muss auch fachlich kompetent sein und die Branche gut kennen. Häufig absolvieren erfahrene Mitarbeiter, die bereits für das Unternehmen tätig sind und das Fachwissen der jeweiligen Branche besitzen, eine Fort- oder Weiterbildung, um die Funktion und die damit einhergehenden Aufgaben eines Projektleiters oder Projektmanagers übernehmen zu können. Eher selten wird Mitarbeitern ohne vorherige Erfahrung sofort die Verantwortung für ein gesamtes Projekt übertragen. Häufig haben sie Vorerfahrung durch die Übernahme von Teilverantwortung innerhalb eines vorangegangenen Projekts oder einer Assistenzstelle erworben, bevor ihnen die Gesamtverantwortung eines neuen Projekts übertragen wird.