Strategische/-r Einkäufer/-in

Die strategische Einkäuferin beginnt ihre Arbeit mit der grundlegenden Bedarfsermittlung des eigenen Unternehmens oder Betriebes. Sie spricht sich mit den unterschiedlichen Abteilungen ab und dokumentiert den exakten Bedarf an Waren, Gütern oder Dienstleistungen. So stellt sie sicher, dass die betriebswirtschaftlichen Arbeitsvorgänge nicht nur aufrechterhalten, sondern bestenfalls optimiert werden. Dadurch kann der Betrieb wachsen oder sogar expandieren. In produzierenden Unternehmen kann das beispielsweise den Einkauf von ausgewähltem Material oder Rohstoffen betreffen. Die strategische Einkäuferin kann ebenso Arbeitsausrüstung beschaffen oder für die Ausstattung von Büroräumen zuständig sein. Auch protokolliert sie die jeweiligen Termine und Fristen, zu welchen ein Bedarf gedeckt werden muss.

Im nächsten Schritt analysiert die strategische Einkäuferin die aktuelle Marktsituation und gewinnt so einen Überblick über vorherrschende Preis- und Leistungsverhältnisse. Hier holt sie verschiedene Angebote von Lieferanten und Dienstleistern ein. In Rücksprache zu den einzelnen Abteilungen stellt sie fest, welcher Lieferant die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens am besten erfüllt. Diesem erteilt sie sodann den jeweiligen Auftrag. Dabei behält die strategische Einkäuferin stets die anfallenden Kosten im Blick, um mögliche Einsparpotentiale auszuschöpfen. Somit übernimmt sie auch eine wichtige Rolle bei der Vertragsverhandlung und bemüht sich um die Aushandlung bestmöglicher Konditionen. Schließlich überwacht und begleitet sie den operativen Einkauf, welcher die getroffenen Beschaffungsentscheidungen ausführt. Sollten sich Probleme ergeben, beispielsweise durch unterbrochene Lieferketten oder einer vom Vertrag abweichenden Produktbeschaffenheit, disponiert die strategische Einkäuferin um und sorgt für einen schnellen und möglichst kostenäquivalenten Ersatz.

Um stets die für das Unternehmen beste Entscheidung zu treffen, spricht sich die strategische Einkäuferin mit weiteren Abteilungen oder der Geschäftsführung ab. So kann gegebenenfalls entschieden werden, ob ein Einkauf überhaupt von Nöten ist oder ob ein jeweiliges Produkt oder Dienstleistung selbst erbracht werden kann. Damit gewährleistet die strategische Einkäuferin einen kontinuierlichen Optimierungsprozess des Einkaufes und der dazugehörigen Beschaffungen.

Strategische Einkäufer arbeiten in den unterschiedlichsten Wirtschaftsbereichen, sofern das jeweilige Unternehmen einen Bedarf an Waren, Gütern oder Dienstleistungen besitzt. Dies kann produzierende Unternehmen betreffen, die Material oder Rohstoffe zur Herstellung benötigen, aber auch Service-Dienstleister wie die IT-Branche, welche Interesse an der Beschaffung von Software oder Hardware haben.

Eine Auswahl der gängigsten Arbeitgeber zeigen die vielfältigen Beschäftigungsmöglichkeiten strategischer Einkäufer:

• Automobilindustrie
• Fahrzeugbau
• Bauwesen
• Handwerk
• Maschinenbau
• Handel
• Modeindustrie
• Lebensmittelindustrie
• Gastronomie
• Baumärkte und Baustoffhandel
• Apotheken
• Pharmaindustrie
• IT-Dienstleister

Einen offiziellen Ausbildungsgang zur strategischen Einkäuferin gibt es nicht. Meist spezialisieren sich generalistisch ausgerichtete Einkäuferinnen während ihrer Berufstätigkeit auf den strategischen Einkauf. Deshalb stellt eine abgeschlossene Berufsausbildung als Einkäuferin, Groß- und Außenhandelskauffrau oder Industriekauffrau eine übliche Zugangsmöglichkeit dar. Mit ausreichend Praxiserfahrung werden sie häufig zunächst mit kleineren Projekten betraut, bevor sie in den strategischen Einkauf aufsteigen.

Des Weiteren kann ein Hochschulstudium mit Schwerpunkt Betriebswirtschaftslehre oder Handelsbetriebswirtschaft den Berufsweg zur strategischen Einkäuferin ebnen. Hier profitiert sie von dem vermittelten fundierten Wissen, welches für einige Unternehmensbranchen von besonderer Bedeutung ist. Dies ist insbesondere in Unternehmen von Vorteil, die fachspezifische Kenntnisse ihrer strategischen Einkäuferinnen voraussetzen, wie beispielsweise in IT-Unternehmen oder der Pharmaindustrie. So sind auch die Berufe der Ingenieurin, Wirtschaftsingenieurin und Technikerin gern gesehene Zugangstätigkeiten.

Auch Quereinsteigerinnen können als strategische Einkäuferinnen arbeiten, wenn sie ausreichend berufliche Erfahrung im Einkauf aufweisen und eine zusätzliche Qualifikation der Industrie- und Handelskammer als geprüfte Einkäuferin (IHK) absolviert haben.

Da sich der strategische Einkauf vor allem auf die Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse sowie die Kostenminimierung und gleichzeitige Umsatzmaximierung eines Unternehmens konzentriert, sind ausgeprägte wirtschaftliche Kenntnisse für die Ausübung der Tätigkeiten notwendig. Hierzu tritt fachspezifisches Wissen, insbesondere wenn es um die Beschaffung spezifischer Produkte, Waren, Dienstleistungen, aber auch Maschinen oder technischen Anlagen geht. Hier macht sich häufig technisches Vorwissen oder fachliches Know-how bezahlbar.

Um den teils komplexen Planungsprozessen und Aspekten der Kosten- und Leistungsrechnung gerecht zu werden, werden heutzutage in nahezu allen Unternehmen spezielle Programme und Software eingesetzt. Deshalb bringt der strategische Einkäufer eine hohe technische Affinität mit, sprich versierte EDV-Kenntnisse.

Weitere wichtige Voraussetzung ist Kommunikationstalent, welches sich insbesondere in der Verhandlung und Absprache mit Lieferanten und Logistikern auszahlt. Hierfür sind ebenso Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen gefragt, denn der strategische Einkäufer behält stets das Ziel der Kosteneinsparung und Leistungssteigerung im Blick. Für diese Gespräche erweisen sich zudem gute Englischkenntnisse und gegebenenfalls Kenntnisse in weiteren Fremdsprachen wie Französisch oder Spanisch als hilfreich bis unverzichtbar.

Weil die Kommunikation mit unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens sowie die Koordination spezifischer Termine und Fristen gleichzeitig zu vereinbaren ist, sind hohes Organisationsvermögen und eine strukturierte sowie verantwortungsbewusste Arbeitsweise essenziell. Letzteres ist insbesondere für den Umgang mit dem zur Verfügung gestellten Budget von Bedeutung, denn schließlich gilt es, mit dem Geld des Arbeitgebers sinnvoll zu wirtschaften.