Operative/-r Einkäufer/-in

Der operative Einkäufer erfüllt das Tagesgeschäft des Einkaufs, indem er administrative und ausführende Tätigkeiten übernimmt. Damit bedient er die fortwährende Bedarfsdeckung eines Unternehmens, welche sowohl die ausreichende Versorgung mit benötigten Waren oder Dienstleistungen als auch die Bereitstellung von Produkten und Services meint, die für die Mitarbeiter notwendig sind, um ihren Aufgaben im Unternehmen nachzukommen.

Je nach Größe und Geschäftsfeld des Unternehmens sowie deren Organisation des Einkaufs können die spezifischen Aufgaben des operativen Einkäufers variieren. So können seine Tätigkeiten in kleineren Unternehmen in der bloßen Bestellung von Waren, Dienstleistungen oder sonstigen Produkten liegen, die ihm durch den strategischen Einkauf oder einen Einkaufsleiter vorgegeben werden. Hier orientiert sich der operative Einkäufer an vorliegenden Daten, die sich aus dem Bedarf des Unternehmens ergeben, und führt deren Bestellprozesse durch. Er bearbeitet sodann die Auftragsbestätigungen, verwaltet und kontrolliert die eingehenden Lieferungen und beaufsichtigt die Lagerung.

Umfasst sein Aufgabengebiet einen größeren Bereich, bildet der operative Einkäufer eine Schnittstelle zum strategischen Einkauf einerseits und zu den Lieferanten andererseits. Hier unterstützt er etwa die Bedarfs- und Terminplanung sowie die Lieferantenauswahl. Er holt hierfür Angebote verschiedener Lieferanten ein und nimmt eine Bewertung dieser vor. Auch die Kosten- und Preisüberwachung obliegt dem operativen Einkäufer in solchen Fällen. Er führt Lieferantengespräche durch, um die Terminkoordinierung zu gewährleisten. Fallen dem operativen Einkäufer beim Wareneingang Mängel auf, so reklamiert er diese oder leitet Reparaturaufträge ein. Außerdem überwacht er den Lagerbestand und meldet diesen an den strategischen Einkauf, damit die Bedarfsplanung entsprechend angepasst werden kann. Unter Umständen führt der operative Einkäufer auch Gespräche mit dem Zoll, wenn Waren von ausländischen Märkten geordert wurden.

Die operative Einkäuferin ist in nahezu allen Wirtschaftsbereichen anzutreffen: Vereinfacht gesagt in allen Unternehmen, die einen Bedarf an Waren, Produkten, Dienstleistungen und sonstigen Services zur Aufrechterhaltung der eigenen Geschäftsprozesse und des wirtschaftlichen Alltags besitzen. Häufig betrifft dies das produzierende Gewerbe, welches beispielsweise auf Material und Rohstoffe zur Herstellung bestimmter Produkte und Waren angewiesen ist. Aber auch Dienstleister wie IT-Services beschäftigen operative Einkäuferinnen, wenn etwa neue Ausrüstung, Softwares oder Programme beschafft werden müssen. Folgende Branchen bieten sich ebenfalls als Arbeitgeber an:

• Automobilindustrie, Fahrzeugbau
• Bauwesen, Handwerk
• Maschinenbau
• Handel, Modeindustrie
• Lebensmittelindustrie
• Gastronomie
• Baumärkte, Baustoffhandel
• Bankwesen
• Apotheken, Pharmaindustrie
• Elektronikindustrie

In der Regel arbeiten operative Einkäuferinnen im Angestelltenverhältnis.

Es gibt keine offizielle Ausbildung zur operativen Einkäuferin, vielmehr spezialisieren sich generalistisch ausgerichtete Einkäuferinnen auf diesen Teilbereich während ihrer Berufstätigkeit. Häufig wird ein Zugang zur Tätigkeit der operativen Einkäuferin durch eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Groß- und Außenhandelskauffrau oder Industriekauffrau erreicht.

Auch der Abschluss eines Hochschulstudiums in den Bereichen Betriebswirtschaftslehre oder Handelsbetriebswirtschaft kann eine Spezialisierung auf den operativen Einkauf ermöglichen. Quereinsteigerinnen steht der Beruf dann offen, wenn sie neben ausreichend beruflicher Erfahrung im Einkauf auch eine Qualifikation der Industrie- und Handelskammer als „geprüfte Einkäuferin (IHK)“ absolviert haben.

Da Planungs- und Bestellprozesse größtenteils digital ablaufen, sollte der operative Einkäufer versierte EDV-Kenntnisse besitzen. Meist werden in größeren Unternehmen umfangreiche Systeme zur Kostenkalkulation, Bestands- und Bedarfsermittlung, Lagerhaltung und Terminkoordinierung genutzt. Fundiertes Fachwissen dieser Gebiete ist deshalb weiterer Bestandteil des persönlichen Anforderungsprofils von operativen Einkäufern. Ebenso sind branchenspezifische Kenntnisse nützlich, zum Beispiel beim Einkauf von technischen Produkten in IT- oder Multimediaunternehmen.

Da der operative Einkäufer in ständiger Rücksprache zu Lieferanten, aber auch zur Einkaufsleitung sowie anderen Unternehmensabteilungen steht, ist ein gutes Kommunikationsvermögen und Teamfähigkeit von besonderer Bedeutung. Durchsetzungsvermögen ist ebenso wichtig wie Kompromissbereitschaft und Flexibilität, um auch bei unvorhergesehenen Betriebs- oder Lieferausfällen rasch umdisponieren zu können. Der operative Einkäufer ist engagiert und achtet insbesondere auf die Wirtschaftlichkeit seiner Arbeit. Das heißt, er hält Materialkosten und -qualität im Blick, mindert Transportkosten und wirkt Risiken und Verlusten während des Beschaffungsvorganges entgegen. Dies erfordert ein umsichtiges Denken und Handeln.

Verhandlungsgeschick zeigt sich insbesondere bei Gesprächen mit Lieferanten und dem Erteilen sonstiger Aufträge. Hierfür sind sichere Englischkenntnisse essenziell. Agiert das Unternehmen auf den internationalen Märkten, können auch Fremdsprachenkenntnisse in Französisch oder Spanisch von Vorteil sein.